SV EN

Yksityiskohtainen aineistonhallintasuunnitelmaohje

Aineistonhallintasuunnitelman kysymykset, Akatemian ohjeet ja hyviä käytäntöjä

Tässä annettava ohjeistus on sisällöltään sama kuin DMPTuulissa julkaistu Suomen Akatemian hakuja koskeva ohjeistus.

Jäsennys:

  1. Aineiston yleiskuvaus
  2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen
  3. Dokumentointi ja metatiedot
  4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
  5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

1. Aineiston yleiskuvaus

Akatemian ohjeet

Tutkimusaineistojen perusominaisuudet ja tiedostomuotojen valinta tukevat tutkijoiden toimintaa ja tutkimusyhteistyötä. Oikeat valinnat ovat keskeisiä tutkimustiedon avaamisen ja jakamisen kannalta.

Noudata standardisoituja tai vahvistettuja tiedonkeruun käytäntöjä ja käytä tavanomaisia aineistotyyppejä aineistojen jakamisen ja käytön mahdollistamiseksi. Säilytettävien ja arkistoitavien aineistojen ominaisuudet ja tiedostomuodot riippuvat tutkimuksen luonteesta ja tutkimusalasta. Kuvaa tiedonkeruun ja analyysien yksityiskohdat tutkimussuunnitelmassa.

Aineiston laadunvarmistus koko sen elinkaaren ajan vähentää aineiston virheiden ja epätarkkuuden riskejä.

DMPTuuli-ohjeet

1.1 Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodoissa aineisto on?

Ajattele aineistonhallintasuunnitelmaa osana tutkimussuunnitelmaasi, jonka ei tarvitse olla luettavissa itsenäisenä asiakirjana. Aineistonhallintasuunnitelma täydentää tutkimussuunnitelmaa kuvaamalla, miten aineistoa käsitellään teknisesti. Päällekkäisyyksien välttämiseksi voit viitata aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimussuunnitelmaan ja päinvastoin.

Kuvaa tässä lyhyesti, millaista aineistoa olet keräämässä tai tuottamassa. Selitä myös, millaista olemassa olevaa aineistoa (esim. tekstejä, kuvia, valokuvia, mittaustuloksia, tilastoja, fyysisiä näytteitä tai koodia) aiot käyttää.

Luokittele aineistosi siten, että voit viitata siihen jäljempänä suunnitelmassa. Vastauksesi tähän ensimmäiseen kysymykseen voi siis muodostaa suunnitelman loppuosan perusrakenteen - esimerkiksi: A) tätä hanketta varten kerätty aineisto, B) prosessin tuloksena syntynyt aineisto, C) aiemmin kerätty aineisto, jota käytetään uudelleen tässä hankkeessa, D) hankkeen hallinnointiin liittyvät asiakirjat ja hankkeen raportit.

Mainitse kunkin tietoaineiston tiedostomuoto. Joissain tapauksissa tutkimushankkeen aikana käytetyt tiedostomuodot voivat erota aineiston arkistoinnissa käytetyistä tiedostomuodoista. Mainitse tällöin molemmat tiedostomuodot. Tiedostomuoto vaikuttaa oleellisesti aineiston saavutettavuuteen ja uudelleenkäytettävyyteen.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Tutkimussuunnitelmassa tulee kuvata seikat, jotka liittyvät aineistoon sisältyvien tietojen analysointiin ja käytettyihin menetelmiin.
  • Tiedostomuotoja ovat esimerkiksi .csv, .txt, .docx, .xslx ja .tif.
  • Kun kerrot käyttämäsi tiedostomuodot, muista mainita tiedostojen tarkasteluun tai käyttämiseen tarvittavat erityiset tai epätavalliset ohjelmat – varsinkin, jos ne ohjelmoidaan hankkeessasi.
  • Käytä taulukkoa tai luetteloa esittämään datatyypit, tiedostomuodot, käytettävät ohjelmat ja muut seikat tiiviissä muodossa.

1.2 Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?

Selitä, miten aineiston keruu-, analysointi- ja käsittelymenetelmät voivat vaikuttaa aineiston laatuun ja miten minimoit aineiston tarkkuuteen ja virheettömyyteen liittyvät riskit.

Aineiston laadunhallinnalla varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja että aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan. Laatuongelmia voi syntyä aineistojen teknisen käsittelyn, konvertoinnin tai siirron vuoksi tai sisällön käsittelyn ja analyysin aikana.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Äänitettyjen tai kuvattujen haastattelujen litteroinnit tulisi tarkistaa myös jonkun muun kuin alkuperäisen litteroijan.
  • Analogisen aineiston digitoinnissa tulisi pyrkiä tarkkuuden vuoksi mahdollisimman korkeaan resoluutioon.
  • Tietoja muunnettaessa alkuperäisen sisällön säilyminen tulisi aina varmistaa.
  • Käytettävien ohjelmistojen tulisi laskea tarkistussummia.

2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen

Akatemian ohjeet

Eettiset ja immateriaalioikeuksiin liittyvät kysymykset ovat keskeisiä tekijöitä tutkimusaineistojen säilyttämisen ja avaamisen rajoitusten kannalta. Akatemian tavoitteena on edistää mahdollisimman vapaata tutkimusaineistoihin pääsyä ja aineistojen tehokasta jatkokäyttöä. Samalla Akatemia haluaa kuitenkin muistuttaa, että tutkimusaineistoihin pääsyä tulee tarvittaessa rajoittaa. Tutkijoiden on löydettävä toimiva tasapaino avoimuuden, tietosuojan, kaupallistamisen ja immateriaalioikeuksien välillä. Heidän on myös huomioitava uuden kansallisen tietosuojalain (perustuu EU:n General Data Protection Regulation) vaikutukset tietoturvan varmistamiseen, henkilötietojen käsittelyyn ja anonymisointiin.

Laadi suunnitelmat ja tee tarvittavat järjestelyt, joilla ratkaistaan mahdolliset aineistojen jakamiseen liittyvät eettiset tai laillisuuskysymykset. Eettisten kysymysten yksityiskohdat, eettisen toimikunnan lausunnot ja koe-eläinten käyttö on kuvattava tutkimussuunnitelmassa. Kuvaa aineistonhallintasuunnitelmassa vain aineistonhallintaan liittyvät eettiset kysymykset.

DMPTuuli-ohjeet

2.1 Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)?

Kerro, miten täytät tiukat eettiset vaatimukset ja noudatat asiaankuuluvaa lainsäädäntöä tutkimusaineiston hallinnassa. Eettiset seikat tulee ottaa huomioon koko tutkimusaineiston elinkaaren ajan.

Useimpia tutkimushankkeita koskee esimerkiksi eettinen vaatimus tutkittavien informointiin liittyvien ohjeiden noudattamisesta. Jos käsittelet henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja, kerro, miten suojaat tutkittavien yksityisyyden ja anonymisoit tai pseudonymisoit tiedot.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Tutustu organisaatiosi eettisiin ohjeisiin ja tietoturvaperiaatteisiin. Valmistaudu noudattamaan kyseisten asiakirjojen ohjeistusta.
  • Jos eettinen toimikunta antaa lausunnon tutkimuksestasi, kerro aineistonhallintasuunnitelmassa, miten noudatat toimintaohjeita (esim. miten henkilökohtaiset tai arkaluonteiset tiedot poistetaan aineistosta ennen sen jakamista, jotta yksityisyydensuoja voidaan varmistaa).
  • Lisätietoja hyvästä tieteellisestä käytännöstä on esimerkiksi Tutkimuseettisen neuvottelukunnan verkkosivuilla.
  • Tutustu myös esimerkiksi eurooppalaiseen tutkimuseettiseen toimintaohjeistoon (European Code of Conduct for Research Integrity).

2.2 Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita hallintaan? Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?

Kerro, kuka aineiston omistaa ja mitä omistajuudesta on sovittu. Kerro myös, kuka voi antaa luvan aineiston (uudelleen) käyttämiseen.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Tarkista tietojen omistajuutta ja käyttö- ja jakeluoikeuksia koskevat organisaatiosi periaatteet.
  • Omistajuutta koskevat sopimukset tulisi tehdä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa hankkeen elinkaarta.
  • Ota huomioon myös rahoittajan periaatteet tekijän- ja immateriaalioikeuksiin liittyen.
  • Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons-, GNU- tai MIT-lisenssiä tai muuta asianmukaista lisenssiä.

3. Dokumentointi ja metatiedot

Akatemian ohjeet

Koko hankkeen elinkaaren huomioonottava aineistojen dokumentaation yhdenmukaistaminen synnyttää hyödyllisiä yhteyksiä hankkeen ja koko tiedeyhteisön välille. Se mahdollistaa etenkin hankkeen julkaisuissa esitettyjen tulosten validoinnin ja aineistojen uudelleen käytön. Hankkeessa tuotettujen tai käytettyjen aineistojen pitää olla löydettävissä, tunnistettavissa ja paikannettavissa metatietojen avulla.

DMPTuuli-ohjeet

3.1 Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?  Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

Aineistoa koskeva dokumentaatio mahdollistaa sen, että muut käyttäjät (sekä ihmiset että tietokoneet) voivat löytää ja käyttää tietoaineistoja ja tiedostoja sekä viitata niihin asianmukaisesti. Aineiston metatiedot ovat oleellisia, jotta voidaan kertoa, missä, milloin, miksi ja miten aineisto kerättiin, käsiteltiin ja tulkittiin. Metatiedot voivat sisältää kuvailua myös koeasetelmasta, analyysimenetelmästä ja tutkimusympäristöstä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Kuvaa tarjoamasi dokumentaatio (esim. README-tiedostot ja metatiedot), jotka auttavat jatkokäyttäjiä löytämään, ymmärtämään ja uudelleen käyttämään aineistoa.
  • Ns. FAIR-periaatteiden noudattaminen auttaa varmistamaan, että aineisto on löydettävissä (Findable), saavutettavissa (Accessible), yhteentoimivaa (Interoperable) ja uudelleen käytettävissä (Re-usable).
  • Käytä tutkimusvälineitä, joiden luomat metatiedot ovat automaattisesti standardien mukaisia. Tällöin aineistosi on siirrettävissä eri valmistajien työkalusta toiseen.
  • Pohdi, miten aineisto organisoidaan hankkeen aikana. Kuvaa esimerkiksi tiedostojen nimeämistä koskevat käytännöt, versionhallinta ja kansiorakenne.
  • Erittele tarvittavat tiedot, jotka tulisi tallentaa, jotta myös muut tutkijat voivat löytää, tarkastella, tulkita ja käyttää aineistoasi sekä viitata siihen.
  • Arkistot edellyttävät usein tietyn metatietostandardin käyttämistä. Tarkista, onko käytettävissä ala-, yhteisö- tai arkistokohtaista metatietomallia tai -standardia.

4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

Akatemian ohjeet

Tallennuksen ja varmuuskopioinnin järjestäminen tutkimushankkeen aikana on tärkeää, varsinkin jos hankkeessa käsitellään hyvin suuria tai hyvin monimutkaisia aineistoja. Sinun tulee kuvata, miten tutkimusaineistojen turvallinen ja luotettava tallennus taataan hankkeen elinkaaren aikana.

DMPTuuli-ohjeet

4.1 Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan?

Kuvaa, minne aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan tutkimushankkeen aikana. Aineiston säilyttämis- ja jakamismenetelmät tutkimushankkeen päätyttyä kuvataan yksityiskohtaisesti kohdassa 5.

Pohdi, kuka vastaa tietojen varmuuskopioinnista ja palauttamisesta. Jos mukana on useita tutkijoita, tee suunnitelma yhteistyökumppaniesi kanssa ja varmista tietojen turvallinen siirto osallistujien välillä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • On suositeltavaa, että aineisto tallennetaan oman organisaatiosi tarjoamaan ja ylläpitämään turvalliseen paikkaan.

4.2 Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

Tietoturvasta huolehtiminen on oleellista varsinkin, jos aineisto on arkaluonteista (esim. sisältää henkilökohtaisia tai poliittisesti arkaluonteisia tietoja tai liikesalaisuuksia). Kerro, kenellä on pääsy aineistoosi, mitä kyseiset henkilöt voivat tehdä aineistolle ja miten varmistat aineiston turvallisen siirron yhteistyökumppaneillesi.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Aineistoon pääsyä tulee aina valvoa luottamuksellisuusasteen mukaan.

5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

Akatemian ohjeet

Julkisin varoin rahoitetun tutkimuksen tärkeimpiä tuotoksia ovat tutkimusaineistot. Siksi kaikki Suomen Akatemian rahoituksella tuotetut tutkimusaineistot ovat oletusarvoisesti avoimesti saatavilla. Aineistojen avaaminen ja jakaminen lisäävät tutkimuslöydösten ulottuvuuksia ja vaikutuksia usein tutkimushankkeen alkuperäistä suunnitelmaa laveammin. Avoimet tutkimusaineistot ovat myös meriittejä niitä keränneille ja avanneille tutkijoille ja tutkimusryhmille.

Sinun tulee kuvata ja eritellä, miten ja missä tietoarkistoissa tai tietokannoissa aiot säilyttää tutkimusaineistosi hankkeen päätyttyä. Mikäli et pysty avaamaan tutkimusaineistoasi jatkokäyttöä varten, kerro miten ja missä avaat sen metatiedot.

DMPTuuli-ohjeet

5.1 Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?

Kuvaa, julkaisetko aineiston tai asetatko sen muuten avoimesti saataville joko kokonaan tai osittain. Jos aineistoasi ei voida avata kokonaan tai osittain, perustele miksi. Tutkimusaineiston avoimuus edistää aineiston uudelleenkäyttöä.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Voit julkaista aineistosi kuvauksen (ts. metatiedot) asettamatta aineistoa avoimesti saataville ja näin rajoittaa pääsyä aineistoon, vaikka tieto aineistosi olemassaolosta on julkinen.
  • Julkaise aineistosi asianmukaisessa arkistossa tai vertaisarvioidussa lehdessä.
  • Voit etsiä sopivaa arkistoa osoitteesta re3data.org.
  • Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset arkistosuositukset.
  • Tutkimusaineiston sekä kaikkien tutkimushankkeessa luotujen koodien ja ohjelmistojen tarjoaminen uudelleen käytettäviksi on suositeltavaa. Käytä tähän tarkoitukseen esimerkiksi Creative Commons-, GNU- tai MIT-lisenssiä tai muuta asianmukaista lisenssiä.
  • Pyri käyttämään sellaista arkistoa tai julkaisijaa, joka tarjoaa aineistollesi pysyvän tunnisteen (esim. DOI, URN).

5.2 Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi?

Kuvaa lyhyesti, mitkä tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi sekä mitkä tiedot hävitetään hankkeen päätyttyä. Kuvaa arkistoitujen tietojen saatavuutta koskevat periaatteet.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Muista tarkistaa rahoittajan omat, alakohtaiset tai kansalliset arkistosuositukset.

5.3 Arvioi, kuinka paljon aikaa ja työtä tarvitaan aineiston valmistelemiseen julkaisua tai arkistointia varten.

Arvioi, edellyttääkö aineiston hallinnointi, säilyttäminen ja jakaminen asiantuntija-apua. Pohdi, mitä täydentäviä tietoteknisiä välineitä, palveluita ja resursseja tarvitaan ja mitkä niiden kustannukset ovat.

Vinkkejä hyvistä käytännöistä

  • Erittele aineistonhallintakustannukset budjetissa.
Viimeksi muokattu 5.6.2018
Seuraa meitä:
FacebookSlideshareTwitterYoutube
VAIHDE 029 533 5000
KIRJAAMO 029 533 5049
FAKSI 029 533 5299
   
SÄHKÖPOSTI etunimi.sukunimi@aka.fi
AUKIOLO Arkisin 8.00-16.15
   
HENKILÖHAKU »
TIETOSUOJASELOSTEET »
YHTEYSTIEDOT JA LASKUTUS »
KYSYMYKSET JA PALAUTE »