Seuranta ja raportointi
Hankkeiden seuranta ja raportointi
Strategisen tutkimuksen neuvoston (STN) lakisääteisiin tehtäviin (Laki Suomen Akatemiasta, 5 b §) kuuluu rahoitettujen hankkeiden seuranta ja vaikuttavuuden arviointi. STN-ohjelmissa rahoitettujen hankkeiden seuranta ja arviointi toteutetaan strategisen tutkimuksen rahoitusperiaatteiden mukaisesti. Seuranta ja arviointi palvelevat osaltaan valtionavustuslaissa määriteltyä valvontatehtävää. Lisäksi seurannalla ja arvioinnilla on myös muita tarkoituksia:
- hankkeiden ja ohjelmien strateginen johtaminen ja ohjaaminen
- kokemuksista oppiminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen
- strategisen tutkimuksen vaikuttavuuden ja hyötyjen näkyväksi tekeminen
- tiedon tuottaminen strategisen tutkimuksen rahoitusmuodon kehittämiseksi
Hankkeet raportoivat toiminnastaan ohjelmakohtaisten ohjeiden mukaan. Konsortio raportoi yhtenä kokonaisuutena, ei osahankkeittain. Raportoitavien tietojen valinnassa ja rajaamisessa voi pitää ohjenuorana sitä, onko STN-ohjelmasta myönnetty rahoitus ollut oleellinen edellytys kyseisen toiminnan, tuotoksen, tuloksen tms. syntymiselle, ja onko toiminta, tuotos, tulos tms. syntynyt toimeenpantaessa hankkeen tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelmaa.
Raportoinnissa on neljä vaihetta:
- tilannekuvaraportti hankkeen alussa
- seurantaraportti (kummankin) rahoituskauden puolivälissä
- väliraportti jatkorahoitushakemuksen yhteydessä (toteutetaan kahteen rahoituskauteen jakautuvissa ohjelmissa)
- loppuraportti hankkeen päätyttyä
Raporttien tarkoitus ja sisällöt on kuvattu lyhyesti alla. Raportointi tehdään tilannekuvaraporttia lukuun ottamatta Suomen Akatemian verkkoasioinnin kautta avautuvalle raporttilomakkeelle. Hankkeiden on hyvä tutustua raporttilomakkeen sisältöön ja käynnistää tarvittavan tiedon kokoaminen heti hankkeen toiminnan alkaessa. Jätettyä seuranta- tai väliraporttia voi hyödyntää seuraavan raportin pohjana. Hankkeen raportointioikeus on konsortion johtajalla, joka voi tarvittaessa valtuuttaa myös muita henkilöitä tallentamaan tietoja raportille. Raportointilomake on kaksikielinen (suomi ja englanti), mutta raportoinnin kieli voi olla suomi, ruotsi tai englanti.
Raportointilomakkeen täyttöohjeet
Olemme koonneet STN-hankkeiden raportointia koskevia kysymyksiä ja vastauksia erilliseen dokumenttiin, joka on saatavilla Suomen Akatemian aineistopankista (vain suomenkielisenä). Kyseessä on tällä verkkosivulla julkaistuja ohjeita tarkentava ja tulkitseva ohje. Siirry raportointia koskeviin kysymyksiin ja vastauksiin tästä.
Seuranta- ja raportointitietoa käsittelevät Akatemian virkahenkilöt, strategisen tutkimuksen neuvoston jäsenet sekä STN-ohjelmien ohjelmajohtajat. Raportit ovat viranomaisen asiakirjoja, ja niiden julkisuudesta säädetään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa. Tämä tarkoittaa, että Akatemialle toimitetut raportit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Kts. tarkemmin Asiakirjajulkisuus - Suomen Akatemia. Raportoivan tahon tulee osaltaan huolehtia, etteivät raportit sisältäisi salassapidettävää tietoa. Salassapidon perusteet on määritelty julkisuuslain 24 §:ssä.
Strategisen tutkimuksen hankkeissa laaditaan aluksi tilannekuvaraportti. Konsortio laatii raportin hakuvaiheen tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman sekä STN-ohjelman yhteisten vaikuttavuustavoitteiden pohjalta, ja se toimii lähtökohtana konsortion toiminnan myöhemmälle seurannalle. Raportit julkaistaan strategisen tutkimuksen verkkosivuilla.
Hankkeiden jatkuvaa seurantaa tehdään ensisijaisesti vaikuttavuuskertomusten avulla. Hanke tuottaa 1–5 vaikuttavuuskertomusta, joita se päivittää ja kehittää koko hankkeen toiminnan ajan. Vaikuttavuuskertomuksissa kuvataan hankkeen suunniteltua ja toteutunutta tutkimus- ja vuorovaikutustyötä ja sen vaikutuksia suhteessa STN-ohjelman yhteisiin sekä hankkeen omiin vaikuttavuustavoitteisiin. Kertomukset jatkavat hankkeen tilannekuvaraportissaan antamaa kuvausta ja toimivat välineenä, jolla hanke voi koota ja reflektoida toimintaansa. Kannustamme laatimaan kertomukset työpakettien välisenä yhteistyönä ja pohtimaan monitieteisen yhteistyön lisäarvoa vaikuttavuuden tavoittelussa.
Vaikuttavuuskertomusten lisäksi seurantaraportissa pyydetään tietoja tärkeimmistä vaikuttavuuskertomuksiin liittyvistä tilaisuuksista, tapahtumista tai muista toimista, hankkeen tuottamista julkaisuista (muut kuin tieteelliset julkaisut, eli valtakunnallisen julkaisutiedonkeruun julkaisutyypit D–I) sekä hankkeen jäsenten tekemästä asiantuntijatyöstä.
Seurantaraportti jätetään kerran (kummankin) rahoituskauden puolivälin tienoilla. Määräaika on maaliskuun lopussa (31.3.) rahoituskauden toisena kokonaisena kalenterivuotena. Seurantaraporttien määräajat eivät näy rahoituksen saajille verkkoasioinnissa, vaan niistä muistutetaan konsortiojohtajia sähköpostitse.
STN kannustaa hankkeita esittämään vaikuttavuuskertomukset omilla kotisivuillaan. Tutkimusohjelman päättyessä kertomukset pyritään tallentamaan Suomen Akatemian aineistopankkiin, jossa ne ovat avoimesti kaikkien saatavilla.
Suurin osa STN-ohjelmista kestää kuusi vuotta ja jakautuu kahteen rahoituskauteen. Näissä ohjelmissa hankkeen jatkorahoituskausi myönnetään ensimmäisen rahoituskauden loppupuolella jätettävän jatkorahoitushakemuksen ja välitarkastelun perusteella. Välitarkastelua varten hanke toimittaa väliraportin. Väliraportin tarkka määräaika ilmoitetaan jatkorahoitushaun hakuilmoituksessa.
Väliraportti sisältää seurantaraporttia vastaavat tiedot sekä muita tietoja hankkeen resursseista, toiminnasta, tuloksista ja tuotoksista. Väliraportti vastaa sisällöltään loppuraporttia (ks. alla), mutta poikkeaa siitä toiminnallisesti: väliraportti mahdollistaa raportoinnin jatkamisen myöhemmin.
Mikäli ohjelmassa toimivien hankkeiden rahoitus muodostuu vain yhdestä rahoituskaudesta, väliraporttia ei tarvitse tehdä.
Loppuraportti jätetään kolmen kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä. Mikäli loppuraportissa annetut tiedot ovat puutteelliset, hankkeelta voidaan pyytää niiden korjausta tai täydennystä. Loppuraportin hyväksyminen Suomen Akatemiassa päättää hankkeen ja siihen liittyvät velvoitteet.
