Syyskuun hakuprosessin uudistamisessa tavoitteena on ollut hakuilmoitustemme ja -ohjeistuksemme selkiyttäminen sekä hakijoiden tuen parantaminen. Akatemia kehittää hakuprosessejaan saadun palautteen perusteella. Saimme jälleen kerran hakijoiltamme arvokasta tietoa syyshaun 2019 sujumisesta. Kiitos kaikille vastanneille rakentavista kommenteista ja ehdotuksista.  

Akatemia uudisti viime vuonna hakuilmoituksen täysin verkkosivupohjaiseksi. Yli 70 % (N=880) vastaajista piti uudistunutta hakuilmoitusta ja siihen liittyvää ohjehakemisto A-Ö:tä erittäin hyvänä tai hyvänä. Hakemiseen tarvittavat tiedot olivat 91 % mielestä erittäin helppo tai helppo löytää. Hakemusalustana käytetty verkkolomake toimi 56 % mielestä erittäin hyvin tai hyvin. 22 % vastaajista ei ollut siihen tyytyväisiä. Kysyimme myös, kuinka paljon hakeminen vie aikaa. Tästä voit lukea ylijohtaja Riitta Maijalan marraskuussa 2019 ilmestyneestä blogikirjoituksesta.

Liitteiden määrä vähenee

Syyshaussa 2020 hakemusten liitteiden määrää hakuvaiheessa on vähennetty. Hakijoiden palautteiden pohjalta erittäin toivottuna muutoksena varsinaista aineistonhallintasuunnitelmaa ei jätetä hakuvaiheessa, vaan se toimitetaan Akatemiaan vasta myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen. Hakuvaiheessa on kuitenkin lyhyesti kuvattava, miten aineistonhallinta toteutetaan hankkeessa.

Hakijoiden tasavertaisen ansioiden vertailukelpoisuuden vuoksi ansioluettelo kirjoitetaan tästedes verkkolomakkeelle. Lomakemalli noudattaa Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) uudistunutta tutkijan ansioluettelomallia, joka on hyvin samankaltainen kuin Akatemiassa aiemmin ollut CV-malli.  

Eettisiä lupia ei enää liitetä hakemukseen. Tutkimuksen suorituspaikka (eli hakijan taustaorganisaatio) vastaa yhdessä hakijan kanssa, että luvat ovat kunnossa ennen rahoituskauden alkamista.

Käynnissä olevan hankkeen edistymisraportti korvataan väliraportilla. Hakija kirjoittaa verkkoasioinnissa (SARA) väliraportin, jota hän voi täydentää rahoituskautensa aikana ja käyttää hankkeen päätyttyä tieteellisen loppuraportin pohjana.

Liikkuvuusohjeistus ja yhteistyön kuvaus muuttuu

Akatemia luopuu erillisistä euromääräisistä liikkuvuuskorvauksista. Jatkossa liikkuvuustukea haetaan jokaisen suorituspaikan omien käytänteiden mukaisesti. Lisäksi uudistimme tutkijavierailujen kutsua koskemaan ulkomaille suuntautuvien vierailujen ohella myös kansallista ja sektorien välistä liikkuvuutta. Uutena liitemahdollisuutena on yhteistyösitoumus, jossa voi kuvata hankkeen digitaalista liikkuvuutta kuten datan ja aineistojen käyttöä. COVID-19-epidemian aiheuttamat esteet on myös tunnistettu akatemiatutkijan ja tutkijatohtorin tehtävän hakijoiden kohdalla. Näissä hauissa liikkuvuusedellytyksestä voidaan poiketa, jos epidemia on katkaissut tai estänyt liikkuvuuden. Hakijoiden kannattaakin tutustua tarkkaan hakuilmoitukseen ja ohjehakemisto A-Ö:n liikkuvuusohjeistukseen.

Verkkoasioinnin (SARA) toimivuutta on parannettu

Erityisen suuri osa hakijapalautteesta kohdistui verkkoasioinnin toimivuuteen ja vakauteen. Järjestelmän vakautta erityisesti haun viimeisinä tunteina on nyt nostettu.

Ongelmalliseksi koettu tutkimussuunnitelman kuvien ja taulukoiden leikkaantuminen hakemuksen PDF:ssä on myös saatu korjattua. Verkkolomakkeelle kirjoitettu tutkimussuunnitelma sai positiivista palautetta arviointipaneeleiltamme, koska hakemuksen eri osat on helppo löytää arviointilomakkeen linkitysten avulla. Paneelit kuitenkin kommentoivat, että PDF-liitteenä jätetyt tutkimussuunnitelmat eivät usein noudattaneet annettuja ohjeita tai rakennetta, mikä vaikeutti arvioitsijoiden työskentelyä.

Lisäksi verkkoasiointia on kehitetty siten, että syyshaussa huippuyksikköohjelman hakijoilla on mahdollisuus myöhemmin käyttää aiehakemusta varsinaisen hakemuksen pohjana.

Hakijan ja suorituspaikan vastuu kasvaa

Syyshaussa Akatemialle jätetään yleensä noin 4 000 hakemusta. Olemme aiempina vuosina käyttäneet yli kaksi kuukautta hakemusten tarkastamiseen ja täydennysten pyytämiseen, mikä on kuormittanut useita hakijoita hakuajan päättymisen jälkeen. Viime syyshaun jätetyistä hakemuksista avasimme yli 37 % täydennettäväksi.

Syyshausta 2020 lähtien pyydämme hakijaa ainoastaan kerran täydentämään hakemustaan. Näin ollen hakijalla on jatkossa suurempi vastuu siitä, että hakemus on laadittu ohjeiden mukaisesti ja hyviä tieteellisiä käytäntöjä noudattaen. Pyrimme tällä tavoin vähitellen nopeuttamaan hakemusten käsittelyaikaa. Hakija voi edelleen täydentää hakemustaan prosessin aikana, mutta esimerkiksi tutkimussuunnitelmaa tai julkaisuluetteloa ei voi täydentää haun päätyttyä.

Syyshaun 2020 muutosten myötä myös suorituspaikkojen vastuu kasvaa. Sitoumuksen antaja vastaa, että hankkeessa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjetta ”Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa”. Lisäksi sitoumuksen antajan tulee varmistaa, että hankkeessa noudatetaan eettisiä säännöksiä, määräyksiä ja suosituksia sekä henkilötietojen käsittelyä koskevaa ja muuta voimassaolevaa lainsäädäntöä. Sitoumuksen antajan tulee myös valvoa, että tarvittavat eettiset ja muut tutkimusluvat on saatu. Suorituspaikka sitoutuu myös siihen, että aineistonhallintasuunnitelma on toteutettavissa suorituspaikassa ja toimenpiteet noudattavat hyvää aineistonhallintatapaa. Lisäksi suorituspaikka ylläpitää rahoitusprosenttejaan (yleiskustannus, henkilösivukulut, tehollinen työaika) verkkoasioinnissa.

Toivomme palautetta edelleen: syyshaun 2020 päättyä lähetämme jälleen lyhyen kyselyn hakijoillemme. Kiitos yhteistyöstä ja menestystä syyshakuun!

Tiina Petänen, tiedeasiainneuvos
@TiinaPetanen