Tutkimusaineiston hallinnan huolellinen suunnittelu mahdollistaa tutkimusaineistojen avaamisen ja vähentää tutkimusaineistojen häviämisen riskiä. Huolellinen aineistonhallinta on myös oleellinen osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Suomen Akatemian avoimen tieteen tiimin tekemän selvityksen perusteella syyskuun 2020 haun akatemiahankkeissa aineistonhallintasuunnitelmat on laadittu hyvin.

Suomen Akatemian rahoituksen tärkeimpiä tuotoksia ovat tutkimusaineistot ja tutkimusjulkaisut. Julkisella rahoituksella tuotettujen tutkimusaineistojen tulee oletusarvoisesti olla avoimesti saatavilla. Tutkimusaineistoilla voi kuitenkin perustelluista syistä olla erilaisia avoimuuden asteita vaihdellen kaikille täysin avoimesta salassa pidettävään.

Hakuvaiheessa kaikkia hakijoita pyydetään kertomaan muutamalla lauseella aineistonsa hallinnasta tutkimussuunnitelman kohdassa ”4.3. Avoin tiede”. Myönteisen rahoituspäätöksen saaneet tutkijat jättävät varsinaisen aineistonhallintasuunnitelman ja samalla rahoitettavan tutkimuksen suorituspaikka sitoutuu siihen, että aineistonhallintasuunnitelma on toteutettavissa suorituspaikassa ja että aineistonhallinnan toimenpiteissä noudatetaan hyvää aineistonhallintatapaa.

Aineiston hallinnan huolellinen suunnittelu mahdollistaa tutkimusaineistojen avaamisen ja vähentää tutkimusaineistojen häviämisen riskiä. Se on myös oleellinen osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Aineistonhallinnan suunnitelman avulla tutkija pystyy ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia. Hyvä aineistonhallintatapa, arkistointi ja aineistojen avaaminen lisäävät myös tutkimusaineistojen uudelleenkäyttöä sekä edistävät tutkimushankkeen näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Aineistonhallintasuunnitelmaa kannattaa hankkeen aikana myös aika ajoin päivittää, jotta suunnitelma tukee tutkimusta koko tutkimuksen elinkaaren ajan.

Syyskuun 2020 haun akatemiahankkeissa aineiston hallinta on hyvin suunniteltu

Akatemiassa toimivan avoimen tieteen tiimin koordinoimassa selvityksessä käytiin läpi syyskuun 2020 haun kaikkien myönteisen päätöksen saaneiden akatemiahankkeiden varsinaiset aineistonhallintasuunnitelmat. Myönteisiä akatemiahankerahoituspäätöksiä tehtiin yhteensä 211 kappaletta. Selvityksessä tarkistettiin, vastaako aineistonhallintasuunnitelma ohjeistuksen mukaisiin kysymyksiin ja alakysymyksiin. Lisäksi tarkasteltiin, onko vastauksissa kuvattu ja selvitetty aineistonhallintaan liittyvät asiat riittävän tarkasti. Apuna selvitystyössä käytettiin kansallista aineistonhallintaohjeistusta ylläpitävän Tuuli-verkoston työryhmän 30.4.2021 julkaisemaa Finnish DMP evaluation guidance + General Finnish DMP guidance -ohjeistusta.

Akatemian avoimen tieteen tiimin toteuttamassa selvityksessä havaittiin, että valtaosa aineistonhallintasuunnitelmista on huolella ja harkiten kirjoitettuja. Suunnitelmien avulla tutkijat saavat hankkeensa erinomaisen hyvin käyntiin.

Aineistonhallintasuunnitelman tarkoitus on toimia hankkeen aikana päivitettävänä dokumenttina, joten hankkeen alussa riittää lyhyehkö, mutta silti kaikki näkökulmat kattava suunnitelma. Selvityksessä kuitenkin todettiin, ettei Akatemian ohjeistama noin kaksi sivua aivan riitä tutkijalle ja suorituspaikalle hyödyllisen sekä tarkoituksenmukaisen aineistonhallintasuunnitelman kuvaamiseen. Siispä syyskuun 2021 hausta alkaen sallitaankin noin kolmen sivun pituinen varsinainen aineistonhallintasuunnitelma.

Aineistonhallintasuunnitelma tukee tutkimustyötä ja edistää tutkimuksen laatua

Akatemian laatima selvitys toi esille, että muutamat aineistonhallintasuunnitelmat olivat hyvin niukkasanaisia, eikä osaan pyydetyistä kysymyksistä vastattu lainkaan. Tutkijoiden onkin hyvä muistaa, että varsinaisten aineistonhallintasuunnitelmien kirjoittamiseen saa usein apua oman organisaation data-asiantuntijalta. Tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää heti myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen. Lisäksi on tärkeää pitää mielessä, ettei aineistonhallintasuunnitelmaa kirjoiteta vain Akatemian vaatimusten vuoksi. Suunnitelma laaditaan tutkijan omaksi hyödyksi, hankkeen toteutuksen tueksi ja tutkimusaineiston luotettavuutta sekä laatua silmällä pitäen.

Tutkimusaineiston kuvaus, laadun varmistus, aineiston tallennus hankkeen aikana, aineiston omistajuus ja tietoturva ovat aineistonhallintasuunnitelmissa usein selkeästi kuvattuja. Sen sijaan näyttäisi siltä, että hankkeen alussa on vielä ilmeisen aikaista pohtia sitä, mikä osa aineistosta esimerkiksi tulisi tallentaa pitkäaikaissäilytykseen. Myöskään aina ei ole sovittuna se, kuka vastaa aineiston hallinnasta tai mitä lisäresursseja aineistonhallintaan tarvitaan.

Miten tästä eteenpäin?

Akatemian rahoitusta saanut tutkija ja hänen suorituspaikkansa vastaavat aineiston hallinnasta hankkeen loppuun asti ja myös siitä kauemmaskin tulevaisuuteen. Tulemme tekemään myös jatkossa Akatemiassa varsinaisten aineistonhallintasuunnitelmien satunnaisia tarkistuksia, jotta pystymme seuraamaan hyvän aineiston hallinnan kehittymistä osaksi tutkijoiden ja suorituspaikkojen normaalia arkea. Hankkeen alussa harkiten laadittu aineistonhallintasuunnitelma tukee hankkeen sujuvaa toteutusta, edistää tulosten julkaisemista sekä aineiston arkistointia.