Suomen Akatemian rahoituskauden käynnistyttyä tutkija ryhtyy toteuttamaan tutkimussuunnitelmaansa. Mitä Akatemiassa hankkeiden seurannassa tuolloin tapahtuu? Miksi hankkeesta täytyy raportoida ja mitä raportoiduilla tiedoilla tehdään?

Suomen Akatemian myöntämä tutkimusrahoitus on luonteeltaan valtionavustusta, jonka käyttöä ja valvontaa raamittaa valtionavustuslainsäädäntö. Valtionapuviranomaisella, eli tässä tapauksessa Suomen Akatemialla, on lakisääteinen velvoite valvoa valtionavustuksen käyttöä ja arvioida sen vaikutuksia.

Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Suomen Akatemian välisessä tulossopimuksessa on asetettu Akatemian toiminnan yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen, tuloksellisuuteen sekä voimavarojen hallintaan liittyviä tulostavoitteita. Osa tavoitteista on määrällisiä, osa laadullisia. Toimintaa seurataan vuosittain koko nelivuotisen tulossopimuskauden ajan.

Hyvän hallinnon ja taloudenhoidon periaatteet ohjaavat hankehallintoa

Tutkimushankkeiden hallintoa Akatemiassa ohjaavat hyvän hallinnon periaatteet ja hyvän taloudenhoidon periaatteet. Jälkimmäisiin kuuluu tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden huomioon ottaminen valtionavustusten hallinnoinnissa. Tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden lisäksi Akatemian pitää myös pystyä arvioimaan rahoittamiensa hankkeiden vastuullisuutta ja rahoitusmuotojensa toimivuutta. 

Akatemiassa ollaan hyvin kiinnostuneita siitä, miten tutkimushankkeilla menee. Tiedot, jotka meille toimitetaan hankkeen aikana ja sen päätyttyä, ovat keskeinen työkalu toimintamme kannalta tärkeän informaation saamiseksi.

_{Kuva 1. Raportoinnin tiedonkeruun tarpeet suppeasta laajempaan. Kuva: Katri Huutoniemi.}

Hankkeen aikana kerättävä tieto liittyy rahoituksen käytön seurantaan

Valtaosa Akatemian rahoituksesta maksetaan laskutusperusteisesti, eli hankkeita hallinnoivat tutkimusorganisaatiot saavat rahaa vasta lähetettyään Akatemialle maksatuspyynnön eli laskun. Laskulta tulee käydä ilmi, miten paljon rahaa on käytetty mihinkin tarkoitukseen, toisin sanoen montako euroa meni laitteisiin, palkkoihin tai matkoihin.

Osa laskulla ilmoitetuista kustannuksista tarkastetaan Akatemiassa automaattisesti, mutta jokaisella hankkeella on myös oma asiatarkastajansa. Asiatarkastajan tehtävä on tarkistaa, vastaavatko hankkeen laskuttamat asiat sitä, mihin rahoitusta on alun perin myönnetty. Onko esimerkiksi palkkakustannuksia laskutettu merkittävästi enemmän, kuin mitä hakemuksen budjetissa esitettiin. Usein asiatarkastuksessa esiin tulevat, vaativat pulmatilanteet edellyttävät ammattitaitoa ja tutkimuksen luonteen ymmärtämistä.

Hankkeen aikana rahoituspäätökseen voi myös tietyin ehdoin hakea muutosta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi suorituspaikan (tutkimusorganisaation) tai hankkeen vastuullisen johtajan vaihdokset. Hankkeen asiatarkastaja käsittelee muutoshakemukset. Joidenkin muutospyyntöjen osalta asiatarkastaja voi ratkaista asian itse. Toiset muutoshakemustyypit ovat puolestaan vaativampia ja edellyttävät harkintaa. Silloin ratkaisuvalta on Akatemiassa toimivalla johtajalla tai kaikkein vaativimmissa tapauksissa rahoituspäätöksen tehneellä toimielimellä (esimerkiksi tieteellisellä toimikunnalla).

Helppoja ratkaistavia kysymyksiä ovat muun muassa rahoituskauden pidennykset, jotka johtuvat lakisääteisistä vanhempainvapaista tai ase- tai siviilipalveluksesta. Vaativampia ratkaistavia kysymyksiä taas ovat esimerkiksi merkittävät rahoituksen käyttötarkoituksen muutokset. Mikäli hakemuksella, jolle rahoitus myönnettiin, suunniteltiin tutkittavan kirjosieppoja Varsinais-Suomessa, mutta hankkeen aikana käy ilmi, että aineiston kerääminen tutkimuskysymykseen vastaamiseksi on syystä tai toisesta tarkoituksenmukaisempaa tehdä Keski-Suomessa, tämä tuskin on ongelma.

Sen sijaan, jos rahoitusta on myönnetty Varsinais-Suomessa pesivien kirjosieppojen kenttätutkimukseen ja rahoitus halutaankin käyttää merkittävään laboratoriolaitehankintaan ja konferenssimatkoihin, tämä voi olla ongelma ja asian ratkaiseminen vaatii harkintaa. Merkittävää harkintaa tarvitaan myös silloin, jos muutoshakemuksen osapuolet, kuten esimerkiksi tutkimusorganisaatio ja hankkeen vastuullinen johtaja, eivät ole yksimielisiä siitä, minkä tyyppinen muutoshakemus olisi tarpeellinen.

Monimutkaisissa rahoituksen käyttöön liittyvissä kysymyksissä Akatemian sisäisenä asiantuntijana toimii moniammatillinen hankehallinnon tukiryhmä. Tukiryhmään kuuluu tiedeasiantuntijoita ja Akatemian juristitiimin, talouden ja tietohallinnon asiantuntijoita.

Akatemia kehittää hankkeiden raportointia strategisten vaikuttavuustavoitteidensa pohjalta

Akatemia edellyttää rahoituksen saajaa jättämään rahoituskauden päätyttyä loppuraportin tietyn ajan kuluessa. Joissain rahoitusmuodoissa on käytössä myös väliraportti, eli hankkeen aikana täytettävä raportti. Akatemiaan kohdistuvat tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden osoittamisen vaatimukset ovat kasvaneet, ja niin sanotut hankkeiden sisältöraportit ovat yksi keskeinen työkalu vastata vaatimuksiin. Akatemialta edellytetään myös yhä enenevissä määrin aktiivista tiedontuotantoa ja raportointitiedon hyödyntämistä.

Parhaillaan Akatemiassa on käynnissä raportoinnin kehittämisprojekti. Pohdimme, miten nykyraportilla kysytyt tiedot vastaavat Akatemian strategian vaikuttavuustavoitteisiin, onko kysytty tieto tarpeellista, ja kysytäänkö sitä niin yksiselitteisesti kuin mahdollista? Entä millainen on tiedon laatu?

Kaikki merkitykselliset asiat eivät ole määritettävissä lukuina. Esimerkiksi hankkeen tutkimusyhteistyötä voidaan tarkastella keräämällä tietoa yhteistyökumppaneista tai kansainvälisestä ja kansallisesta tutkijaliikkuvuudesta. Myös vaikuttavuuden arvioiminen luo oman mielenkiintoisen tehtäväkenttänsä, koska monet tutkimuksen vaikutukset ovat nähtävissä vasta vuosikymmenten päästä siitä, kun hanke on päättynyt. Miten tämä kuvataan loppuraportille? Entä miten asioita voisi ylipäätään parhaiten kysyä siten, että vastaaminen loppuraportissa olisi toimivaa? Tämänkaltaisia raportointiin liittyviä kysymyksiä pohdimme erityisen kuumeisesti Akatemiassa juuri nyt.

Loppuun vielä kiitos sinulle, raportoija! Tuottamasi raporttiaineisto on meille kullanarvoista.