Syyskuun 2020 haun palautekyselyyn runsaasti vastauksia: tietoja hyödynnetään hakuprosessin kehittämisessä

Suomen Akatemia kerää vuosittain syyshaun hakijoilta ja tutkimuspalveluilta palautetta, jota käytetään rahoitushakuprosessin jatkuvan kehittämisen tukena. Tavoitteena on tehdä rahoitushaku mahdollisimman sujuvaksi hakijan, arvioitsijan ja Akatemian näkökulmasta.

Hakijoilta ja tutkimuspalvelujen henkilöstöltä pyydettiin palautetta haun toimivuudesta 12.-20.10.2020 avoinna olleella kyselyllä.

Kyselyyn saatiin lähes 1 600 vastausta ja vastausprosentti oli 45 %. Hakijoita pyydettiin kertomaan kokemuksistaan ja näkemyksistään tutkimussuunnitelmasta, hakuilmoituksista ja Ask & Apply -tilaisuuksista. Lisäksi Akatemialle oli mahdollista antaa avointa palautetta.

Tutkimussuunnitelman tekeminen verkkoasioinnissa osalle hakijoista edelleen hankalaa

Palautekyselyyn vastanneista 60 % oli sitä mieltä, että tutkimussuunnitelman verkkolomake toimii erittäin hyvin tai hyvin. Viidennes vastaajista sen sijaan koki, että verkkolomake on hankalakäyttöinen.

Verkkolomakkeen käyttöönotolla on pyritty nopeuttamaan hakemusten käsittelyprosessia sekä edistämään tutkimussuunnitelmien tasapuolista arviointia yhdenmukaisen rakenteen muodossa. Käytössä oleva verkkolomake mahdollistaa arvioitsijalle helpon siirtymisen tutkimussuunnitelman ja arviointilomakkeen välillä.

Suurin osa kyselyyn vastanneista hakijoista onnistui syöttämään tutkimussuunnitelman verkkolomakkeelle ilman isoja ongelmia. Noin neljäsosa hakijoista kuitenkin jätti tutkimussuunnitelman PDF-liitteenä, koska koki verkkolomakkeen käytön työlääksi. Verkkolomakkeen toiminnasta saatu palaute otetaan tulevia hakuja varten huomioon, ja Akatemia kehittää verkkoasiointia tältä osin edelleen.

Hakuilmoituksissa tiivistämisen varaa – kiitosta webinaarimuotoisille Ask & Apply -tilaisuuksille

Kyselyyn vastanneiden mielestä hakuilmoitusten sisältö antaa hyvät valmiudet hakemuksen tekemiseen ja jättämiseen. Tarvittavat asiat on esitetty hakijoiden mukaan pääosin selkeästi, mutta noin 40 % vastaajista arvioi, että hakuilmoitukset ovat liian pitkiä. Hakuilmoituksissa esitettyjä asioita tullaan jatkossa selkiyttämään palautteen perusteella pitäen samalla huolta siitä, että hakijalla on riittävät tiedot hakemuksensa tekemiseen.

Ensimmäistä kertaa webinaareina järjestetyt Ask & Apply -tilaisuudet otettiin hyvin vastaan. Kuitenkin myös kampuskäyntien toivottiin edelleen jatkuvan. Aihealueiltaan rajatuista tilaisuuksista saatiin erityistä kiitosta. Jatkossa webinaareja toivottiin etenkin aiheista ”liikkuvuus”, ”hakemusten arviointi”, ”hyvä hakemus” ja ”muutokset haussa”. Lisäksi kyselyyn vastaajat toivoivat erityisesti akatemiatutkija- ja tutkijatohtorihakijoille suunnattua hakuinfoa. Saatu palaute Ask & Apply -tilaisuuksienkin järjestämisen osalta huomioidaan tulevissa hauissa.

Hakijapalautteessa esitetään harkittavaksi hakuaikojen porrastamista

Verkkoasioinnin ongelmat haun viimeisellä viikolla sekä sen takia jatkettu hakuaika nousivat esiin kyselyn avoimessa palauteosiossa. Hakuajan jatkaminen jakoi mielipiteitä puolesta ja vastaan. Ongelmien välttämiseksi toivottiin järjestelmän kehittämistä ja hakuaikojen porrastamista jatkossa. Myös aiemmilta vuosilta tuttu kokemus liian pitkästä hakemusten käsittelyprosessista ja hakemuksen tekemiseen liittyvästä suuresta työmäärästä nousi tänäkin vuonna hakijapalautteessa esiin. Lisäksi väliraportin kirjoittaminen hakuaikana koettiin liian työläänä.

Tähän mennessä jo tehdyistä muutoksista etenkin hakemuksen liitteiden vähentäminen sai kiitosta. Hakemuksen erillisten liitteiden vähentäminen nopeuttaa myös hakemusten tarkastamista ja hakemusten nopeampaa siirtämistä arviointiprosessiin. Kritiikkiä Akatemia sai toisaalta siitä, että ansioluettelo piti liitteen sijaan kirjoittaa verkkoasioinnin lomakkeelle. Syy verkkolomakkeen käytölle tässä kohtaa on pyrkimys ansioluetteloiden yhdenvertaiseen ja -mukaiseen rakenteeseen ja pituuteen hakemuksissa.

Hakemusten tarkastamisprosessin nopeuttamiseksi on ryhdytty Akatemiassa toimiin, ja verkkoasioinnin ongelmallisiksi koettuihin kohtiin etsitään ratkaisuja. Lisäksi selvitettävinä ovat toimenpiteet hakijan työmäärän pienentämiseksi sekä hakemusten käsittelyn vauhdittamiseksi.

”Korkea vastausprosentti syyshaun palautekyselyyn osoittaa, että kysely koettiin hakijoiden mielestä tärkeäksi. Saatu palaute on erittäin arvokasta ja auttaa meitä kehittämään toimintaamme edelleen hakijaystävällisemmäksi, minkä vuoksi tahdon välittää erityisen lämpimät kiitokset kaikille vastanneille. Saatu palaute tulee näkymään hakuprosessin muutoksina, joista tulemme kertomaan vuoden 2021 puolella.”, Akatemian tutkimuksesta vastaava ylijohtaja Riitta Maijala kertoo.