Hantering av finansieringsbeslut – frågor och svar
Finlands Akademis finansieringsvillkor ger inte heltäckande vägledning i alla frågor eller situationer: forskningsplatsernas egna riktlinjer kompletterar Akademins villkor. Det är forskningsplatsen som sköter om projektens ekonomiska förvaltning.
Kostnadskoefficienter och hur man kan ändra dem
Hur ska kostnadskoefficienterna lämnas in till Akademin?
Den person som forskningsorganisationen utsett och som har administratörsrättigheter till Akademins e-tjänst (SARA) kan i e-tjänsten föra in och uppdatera uppgifterna om forskningsplatsens kostnadskoefficienterna. Informationen behöver inte separat skickas någon annanstans. De koefficienter som används i finansieringsbeslutet är de som gäller då utlysningen stänger, inte de senaste koefficienterna.
Koefficienterna kan inte ”uppdateras” till nyare om ansökan behandlas en andra gång, till exempel i samband med en ansökan om ändring.
Kommer koefficienterna som används för utbetalning att ändras om min forskningsplats koefficienter ändras under projektet?
Koefficienterna ändras inte; de hålls låsta under hela projektet och på medelsanvändningen tillämpas de koefficienter som är i kraft vdå utlysningen stänger.
Koefficienterna uppdateras inte heller till nyare om ansökan behandlas en andra gång, till exempel i samband med en ansökan om ändring.
Kommer de koefficienter som används i finansieringsbeslutet att ändras om jag byter forskningsplats?
Om du byter forskningsplats kan koefficienterna i finansieringsbeslutet uppdateras för att återspegla den nya forskningsplatsen. Finansieringsbeslutets totalbelopp kommer dock inte att ändras.
Om den nya forskningsplatsens koefficienter är lägre än de som nämns i det ursprungliga beslutet och om koefficienterna inte har ändrats måste forskningsplatsen ändå begära utbetalning från Akademin enligt de lägre koefficienterna.
Koefficienterna kan endast ändras om forskningsplatsen byts och endast genom att lämna in en ansökan om ändring.
Användning av finansiering
Hur vet jag om det finns några särskilda villkor (t.ex. tidig utbetalning) kopplade till finansieringsbeslutet?
Information om eventuella särskilda villkor finns i beslutsmeddelandet. Projektspecifik information om tidig utbetalning finns på vår webbplats: Beslutsdatum. Se information om finansieringsbeslutet för varje projekt.
Hur noga måste finansieringsmottagaren övervaka/följa de årliga delbetalningar som anges i finansieringsbeslutet?
Huvudregeln är att de årliga delbetalningarna inte är bindande (dvs. du kan använda mer eller mindre än det belopp som anges i den ursprungliga planen), så länge pengarna används för verksamhet i linje med forsknings- eller verksamhetsplanen. Det slutliga belopp i euro som anges i finansieringsbeslutet kan användas fram till slutet av finansieringsperioden.
Måste jag ansöka om att få ändra de årliga delbetalningarna?
Punkten ”Ändring av det nya finansieringsbeslutets årliga belopp” har raderats från bilaga 1 till dokumentet Finlands Akademis finansieringsvillkor 1.11.2023–31.10.2024. Ändringen nämns fortsättningsvis i dokumentets avsnitt 7.1, ”Ändring av finansieringens årliga belopp”. Man behöver dock inte längre ansöka om att ändra årliga beloppen i Akademins e-tjänst. Finansieringen kan användas normalt under hela finansieringsperioden utan denna ändring.
Om det under finansieringsperioden sker betydande ändringar i beslutets kostnadsberäkning räcker det att meddela om dem i e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslut > Mer information.
Det här gäller retroaktivt också de finansieringsbeslut som Akademin tidigare fattat.
Godkänns kostnader som uppstått utanför finansieringsperioden?
Nej. Kostnader som uppstår innan projektet inleds och efter projektets slut godkänns inte.
Exempel: Finansieringsperioden för projektet löper ut i augusti. Under augusti kan du köpa biljetter till en konferens som kommer att äga rum i september (efter finansieringsperiodens slut). Du kan inte köpa biljetter före finansieringsperiodens början till en konferens som kommer att äga rum under finansieringsperioden.
Ändra ursprungligt finansieringsbeslut
I vilket fall måste man göra en ansökan om ändring av finansieringsbeslutet?
En lista över situationer där en ändringsansökan behövs finns på webben: Hantera finansiering. För mer detaljerade instruktioner om hur man ansöker om en ändring, se bilaga 1 i de finansieringsvillkor som åtföljde beslutsmeddelandet.
Kontakta oss via vår helpdesk om du behöver råd. Om möjligt ska du ställa din fråga till den grupp som ansvarar för finansieringsbeslutet. Vid behov kan du lämna mottagarfältet tomt om beslutsnumret framgår av din fråga. Ansvarsområdet för ekonomi svarar inte på frågor om processen för ändringsansökan.
Kan eurobeloppen för olika utgiftsslag (löner, utrustning, resor) ändras från vad de är i den ursprungliga ansökan om finansiering? Till exempel om jag behöver mer pengar till resor och mindre till utrustning.
Utgiftsslagen är inte bindande, dvs. ändringar som stöder genomförandet av forsknings- och interaktionsplanen är godtagbara.
Ändringar i utgiftsslag behöver inte anmälas, men betydande avvikelser i användningen av finansieringen (årsbudget i euro) bör meddelas via e-tjänsten (under projektets ytterligare uppgifter). En betydande avvikelse är t.ex. ett belopp i euro som motsvarar ungefär fyra månaders lön (inkl. lönebikostnader och omkostnader) för en forskare. När du lämnar ytterligare information: ange kortfattat orsaken, beloppet i euro och procentandelen.
Lön
Kan projektledaren få lön från projektet?
Ja, med vissa begränsningar. Läs mer i våra finansieringsvillkor (avsnitt 9.3). Finansieringsvillkoren finns också i e-tjänsten i samband med beslutet i fråga.
Vad betyder effektiv arbetstid? Hur räknas den?
Detta är främst en fråga för finansieringsmottagarens ekonomiförvaltning och det är där expertisen i frågan finns.
Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräkningspost, exklusive frånvaron med lön eller andra frånvaron.
Koefficienten för effektiv arbetstid är en genomsnittlig procentandel per forskningsplats, dvs. en uppskattning av hur mycket effektiv arbetstid som finns tillgänglig på årsbasis, med hänsyn till semester och annan frånvaro.
I de flesta fall ligger andelen strax över 80 procent. Detta används vid budgetering. I samband med rapporteringen uppges de faktiskt arbetade timmarna, dvs. de korrekt tilldelade arbetstimmarna.
Hur vet jag om uppgiftsklassificeringen i den specifikation över årsverken som jag använde vid utbetalningen är korrekt?
Mer information om uppgiftsklassificeringen finns här
Utbetalning och revision
Jag sköter om faktureringen för en organisation som är en ny kund för Finlands Akademi. Var får jag instruktioner om hur jag gör min första begäran om utbetalning?
Nya kunder får rådgivning av ansvarsområdet för ekonomi, inklusive instruktioner för hur man fyller i/gör organisationens blankett/begäran om utbetalning via e-tjänsten. Kontakta oss via vår helpdesk.
Jag har fått ett bidrag på mer än 1 000 000 euro från Akademin. Måste det granskas av en revisor? Vad händer om jag ingår i ett konsortium vars totala bidrag överstiger 1 000 000 euro, men min andel är mindre än 1 000 000 euro?
En revision måste utföras i båda de fall som beskrivs ovan. Anvisningar efter varje bidragsform finns i de finansieringsvillkor som skickas med finansieringsbeslutet. Forskningsplatsen och den ansvariga ledaren ska tillsammans lämna in till Akademin en revisionsberättelse om medelsanvändningen inom projektet.
Vad bör ingå i specifikationen av RSF:s EU-medfinansiering? Får det ingå övriga utgifter?
Svar på frågor om användningen av RSF:s medfinansiering finns här (på finska).
