Hantering av finansieringsbeslut – frågor och svar
Hur ska kostnadskoefficienterna lämnas in till Akademin?
Den person som forskningsorganisationen utsett och som har administratörsrättigheter till kan i e-tjänsten föra in och uppdatera uppgifterna om forskningsplatsens kostnadskoefficienterna. Informationen behöver inte separat skickas någon annanstans. De koefficienter som används i finansieringsbeslutet är de som gäller då utlysningen stängt, inte de senaste koefficienterna.
Koefficienterna kan inte ”uppdateras” till nyare om ansökan behandlas en andra gång, till exempel i samband med en ansökan om ändring. Ett undantag är när det sker ett byte av forskningsplats, i vilket fall koefficienterna kan uppdateras.
Anvisningar om organisationens funktioner i e-tjänsten (på finska) finns på vår webbplats i pdf-format.
Användning av finansiering
Hur vet jag om det finns några särskilda villkor (t.ex. tidig utbetalning) kopplade till finansieringsbeslutet?
Information om eventuella särskilda villkor finns i beslutsmeddelandet. Beslutsmeddelandet hittar du i e-tjänsten.
Hur noga måste finansieringsmottagaren följa/iaktta de årliga delbetalningar som anges i finansieringsbeslutet?
På årsbasis bör finansieringen användas i enlighet med beslutets kostnadsberäkning. De årliga delbetalningarna är dock inte bindande (dvs. du kan använda mer eller mindre än det belopp som anges i den ursprungliga planen), så länge pengarna används för verksamhet i linje med forsknings- eller verksamhetsplanen.
Det slutliga belopp i euro som anges i finansieringsbeslutet kan användas fram till slutet av finansieringsperioden.
Måste jag ansöka om att få ändra de årliga delbetalningarna?
Nej, inte när det gäller ändringar i årliga delbetalningar.
Om de årliga delbetalningarna under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren utan dröjsmål meddela avvikelsen via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Det här gäller retroaktivt också de finansieringsbeslut som Akademin tidigare fattat.
Godkänns kostnader som uppstått utanför finansieringsperioden?
Nej. Kostnader som uppstår innan projektet inleds och efter projektets slut godkänns inte. Fakturan kan dock vara daterad efter finansieringsperioden, förutsatt att utgiften har uppstått under projektets lopp.
Exempel: Analysen av proverna har utförts under finansieringsperioden, men tjänsteleverantören fakturerar forskningsplatsen för analysen efter finansieringsperiodens slut. I så fall kan fakturan godkännas som en del av projektkostnaderna och inkluderas i ansökan om utbetalning till Akademin.
I vilket fall måste man göra en ansökan om ändring av finansieringsbeslutet?
En lista över situationer där en ändringsansökan behövs finns på webben: Hantera finansiering. För mer detaljerade instruktioner om hur man ansöker om en ändring, se bilaga 1 i de finansieringsvillkor som åtföljde beslutsmeddelandet.
Kontakta oss i första hand via helpdesk.
Kan eurobeloppen för olika utgiftsslag (löner, utrustning, resor) ändras från vad de är i den ursprungliga ansökan om finansiering? Till exempel om jag behöver mer pengar till resor och mindre till utrustning.
Utgiftsslagen är inte bindande, dvs. ändringar som stöder genomförandet av forsknings- och interaktionsplanen är godtagbara.
Ändringar i utgiftsslag behöver inte anmälas, men betydande avvikelser i användningen av finansieringen (årsbudget i euro) bör meddelas via e-tjänsten (under projektets ytterligare uppgifter). När du lämnar ytterligare information: ange kortfattat orsaken, beloppet i euro och procentandelen.
Kan projektledaren få lön från projektet?
Ja, med vissa begränsningar. Läs mer i våra finansieringsvillkor. De finansieringsvillkor som gäller ditt finansieringsbeslut finns i e-tjänsten i samband med beslutet.
Jag sköter om faktureringen för en organisation som är en ny kund för Finlands Akademi. Var får jag instruktioner om hur jag gör min första begäran om utbetalning?
Nya klienter får rådgivning av ekonomigruppen, inklusive instruktioner för hur man fyller i/gör organisationens blankett/ansökan om utbetalning via e-tjänsten. Kontakta ekonomigruppen via helpdesk (Ansökan om utbetalning eller fakturering).
Jag har fått ett bidrag på mer än 1 000 000 euro från Akademin. Måste det granskas av en revisor? Vad händer om jag ingår i ett konsortium vars totala bidrag överstiger 1 000 000 euro, men min andel är mindre än 1 000 000 euro?
En revision måste utföras i båda de fall som beskrivs ovan. Anvisningar efter varje bidragsform finns i de finansieringsvillkor som skickas med finansieringsbeslutet.
Forskningsplatsen ska lämna in en revisionsberättelse till Akademin om användningen av forskningsfinansiering i projektet. Om finansieringen har beviljats ett konsortium, ska varje konsortiepart som har fått ett finansieringsbeslut lämna in en revisionsberättelse om finansieringen.
