Totalkostnadsmodellen

Hur totalkostnadsmodellen tillämpas i ansökningsskedet:

1. Innan ansökan lämnas in ska den sökande komma överens med forskningsplatsen om hur forskningsplatsen konkret ska stödja den sökandes projekt. På ansökningsblanketten ska den sökande uppge en uppskattning av projektets totalkostnader samt en finansieringsplan för projektet. Den elektroniska ansökan ska göras upp så att Akademins finansieringsandel uppgår till högst 70 procent av projektets totalkostnader (högst 70 % i infrastrukturutlysningen FIRI 2010).

2. Den sökande ska i sin ansökan uppge de procenttal för lönebikostnader och omkostnadsandelen och den koefficient för effektiv arbetstid som den sökandes egen organisation tillämpar vid den tidpunkt då ansökan lämnas in. Beräkningar enligt totalkostnadsmodellen grundar sig på användningen av dessa koefficienter. Den sökande ska kontrollera dessa uppgifter från administrationen i sin egen organisation. Organisationen uppger den koefficient för effektiv arbetstid som ska tillämpas i ansökningar till Akademin, uträknad på basis av den genomsnittliga effektiva arbetstiden.

3. Den representant för forskningsplatsen som ger forskningsplatsens förbindelse ska granska att ovan nämnda uppgifter i ansökan godkänns av organisationen. Forskningsplatsen förbinder sig till dem i och med att den ger förbindelsen i elektronisk form.

Totalkostnadsmodellen: principer och definitioner

Totalkostnadsmodellen gäller nästan all finansiering från Finlands Akademi. Den påverkar hur man ansöker om finansiering, hur finansieringsbesluten bereds och fattas, hur finansieringen används och hur rapporteringen sköts. Modellen inverkar också på faktureringen.

Rapporteringen i samband med en begäran om utbetalning av Akademin utgår från projektbokföring, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets direkta kostnader. Dessutom ska kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader bokföras för projektet. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forskningsplatsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på samfundets bokslut.

Den omkostnadsandel som godkänts i ett finansieringsbeslut gäller under hela finansieringsperioden.

Definitioner:

• Med totalkostnadsmodellen menas en typ av kostnadsberäkning där en organisations alla kostnader fördelas enligt matchningsprincipen på ett kostnadsobjekt (t.ex. ett projekt) oberoende av finansieringskällan. Utgångspunkten är de direkta kostnaderna för effektiv arbetstid i enlighet med matchningsprincipen. De övriga direkta och indirekta kostnaderna fördelas på kostnadsobjektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader och omkostnadskoefficienten. Enligt totalkostnadsmodellen beslutar varje finansiär sin egen andel av totalkostnaderna efter sina egna principer.
• Effektiv arbetstid syftar på den faktiska arbetstid som fördelats på ett kostnadsobjekt. Frånvaro med lön eller andra frånvaron räknas inte till den effektiva arbetstiden.
• Frånvaro med lön täcker alla de lönekostnader som uppkommer p.g.a. lagstadgade eller andra frånvaron (t.ex. semester, ledighet vid barns födelse och vård, sjukfrånvaro och utbildning, deltagande i arbetarskydds-, samarbets-, eller fackföreningsverksamhet samt övriga frånvaron utifrån arbetskollektivavtal och arbetslagstiftning).
• Typiska direkta kostnader är direkta lönekostnader samt ett projekts kostnader för särskild apparatur, lokalhyror, resor eller annan väsentlig (dvs. som kan allokeras direkt) forskning, t.ex. kostnader för kemikalier eller tjänster.
• Koefficienten för lönebikostnader är en procentandel som räknas utifrån de direkta löner som fördelats på ett kostnadsobjekt. Koefficienten innebär i praktiken att lönebikostnaderna fördelas som genomsnittliga summor. Då den genomsnittliga koefficienten uträknas fördelas och periodiseras semesterlönen och semesterpenningen som indirekta kostnader på basis av den semester som intjänats (inte den som tagits ut) under projektets gång.
• Allmänna omkostnader fördelas på de slutliga kostnadsobjekten med hjälp av en omkostnadskoefficient, som är en procentandel som räknas utifrån summan av löner och lönebikostnader för arbetad tid. En del av omkostnaderna fördelas på organisationens alla uppgifter. Om organisationens olika uppgiftshelheters kostnadsstrukturer väsentligt skiljer sig från varandra måste helheterna få egna omkostnadskoefficienter. Kostnader som uppkommer enbart inom ett resultatområde inom organisationen ska fördelas enligt matchningsprincipen just på detta resultatområde (inte på några andra resultatområden).
• Med egenfinansieringsandel menas organisationens egen finansieringsandel av ett samfinansierat projekts totalkostnader (dvs. de övriga finansiärernas andelar har subtraherats från totalkostnaderna). Organisationen i fråga kan finansiera sin egen andel inom ramen för de villkor som gäller medelsanvändningen, t.ex. med statsbidrag för omkostnader, intäkter från affärs- eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.
• En finansiär kan av olika skäl i sina villkor bestämma att vissa kostnadsposter är icke-stödberättigande. Dessa är t.ex. kostnader som uppkommer utanför den stödberättigande perioden och kostnader, skatter eller finansieringskostnader som av andra skäl inte är förknippade med genomförandet av verksamheten i fråga. I stället för investeringskostnader godkänns ofta avskrivningar som stödberättigande kostnadsposter.