Totalkostnadsmodellen

Sedan början av 2009 har Finlands Akademi, universiteten och statliga forskningsinstitut börjat tillämpa den så kallade totalkostnadsmodellen på nästan all finansiering som Akademin beviljar. Modellen påverkar ansökan om finansiering, finansieringsbesluten, medelsanvändningen och rapporteringen.

Totala kostnader i ansökans finansieringsplan

I din ansökan ska du uppge en kostnadsberäkning med det uppskattade årliga finansieringsbehovet efter utgiftsslag. I ansökan ska också ingå en finansieringsplan, dvs. den finansiering som redan beviljats projektet och den som forskningsplatsen erbjuder om projektet förverkligas.

Innan du lämnar in ansökan ska du komma överens om forskningsplatsens finansieringsandel med förvaltningen vid din egen organisation. I totalkostnaderna ska enbart ingå sådana kostnader som syns i forskningsplatsens bokföring. Kontrollera hos din egen organisation om den finansiering som planerats som den egna finansieringsandelen lämpar sig för detta ändamål. Kostnadsberäkningen ska vara realistisk.

Ansökan ska göras upp så att Akademins finansieringsandel överensstämmer med utlysningstexten; vanligen uppgår andelen till högst 70 procent av projektets totalkostnader.

I ansökan uppges också forskningsplatsens omkostnadsandel, lönebikostnader och koefficienten för effektiv arbetstid. Forskningsplatsen upprätthåller dessa uppgifter i e-tjänsten. Dessa uppgifter meddelas i procent.

Forskningsplatsens förbindelsegivare ska kontrollera att ovanstående information som lämnats i ansökan accepteras av organisationen och förbinda sig till informationen genom den elektroniska förbindelsen.

Principer och definitioner

Totalkostnadsmodellen påverkar hur man ansöker om finansiering från Akademin och hur finansieringsbesluten bereds, fattas och verkställs. Modellen tillämpas även på begäran om utbetalning.

Rapporteringen i samband med begäran om utbetalning utgår från projektbokföring, som i sin tur bygger på affärsbokföring. I projektbokföringen bokförs projektets direkta kostnader. Dessutom ska kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader bokföras för projektet. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forskningsplatsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på samfundets bokslut.

Den omkostnadsandel som godkänts i Akademins finansieringsbeslut gäller under hela finansieringsperioden.

Definitioner

• Med totalkostnadsmodellen menas en typ av kostnadskalkyl där en organisations alla kostnader fördelas enligt matchningsprincipen på ett kostnadsobjekt (t.ex. ett projekt) oberoende av finansieringskällan. Utgångspunkten är de direkta kostnaderna för effektiv arbetstid i enlighet med matchningsprincipen. De övriga direkta och indirekta kostnaderna fördelas på kostnadsobjektet med hjälp av koefficienten för lönebikostnader och omkostnadskoefficienten. Enligt totalkostnadsmodellen beslutar varje finansiär sin egen andel av totalkostnaderna efter sina egna principer.
• Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräkningspost, exklusive frånvaron med lön eller andra frånvaron.
• Frånvaro med lön omfattar alla lönekostnader som beror på lagstadgade och andra frånvaron, inklusive semester, ledighet på basis av barnets födelse eller vård, sjukledighet, utbildningstid, fackföreningsverksamhet, arbetarskydd, samarbetsförfarande samt all avlönad tid i enlighet med kollektivavtal och arbetslagstiftningen.
• Direkta kostnader omfattar typiskt direkta lönekostnader, kostnader gällande speciella anordningar och lokaler, resekostnader eller andra väsentliga forskningskostnader som kan allokeras direkt, t.ex. kemikalier eller tjänsteupphandlingar.
• Koefficienten för lönebikostnader är en procentandel som räknas utifrån de direkta löner som fördelats på ett kostnadsobjekt. Koefficienten innebär i praktiken att lönebikostnaderna fördelas som genomsnittliga summor. Då den genomsnittliga koefficienten uträknas fördelas och periodiseras semesterlönen och semesterpenningen som indirekta kostnader på basis av den semester som intjänats (inte den som tagits ut) under projektets gång.
• Allmänna omkostnader fördelas på de slutliga kostnadsobjekten med hjälp av en omkostnadskoefficient, som är en procentandel som räknas utifrån summan av löner och lönebikostnader för arbetad tid. En del av omkostnaderna fördelas på organisationens alla uppgifter. Om organisationens olika uppgiftshelheters kostnadsstrukturer väsentligt skiljer sig från varandra måste helheterna få egna omkostnadskoefficienter. Kostnader som uppkommer enbart inom ett resultatområde inom organisationen (t.ex. inom undervisning) ska fördelas enligt matchningsprincipen just på detta resultatområde och inte på andra.
• Med egenfinansieringsandel menas organisationens egen finansieringsandel av ett samfinansierat projekts totalkostnader (dvs. de övriga finansiärernas andelar har subtraherats från totalkostnaderna). Universitetet eller forskningsinstitutet kan finansiera sin andel enligt villkoren om hur finansieringen ska användas. Andelen kan finansieras med statsunderstöd för verksamhetsutgifter, intäkter från affärsverksamhet eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.
• En finansiär kan av olika skäl i sina villkor bestämma att vissa kostnadsposter är icke-stödberättigande. Dessa är t.ex. kostnader som uppkommer utanför den stödberättigande perioden och kostnader, skatter eller finansieringskostnader som av andra skäl inte är förknippade med genomförandet av verksamheten i fråga. I stället för investeringskostnader godkänns ofta avskrivningar som stödberättigande kostnadsposter.