Finlands Akademi har förnyat och förbättrat ansökningsprocessen i september för att göra våra utlysningstexter och anvisningar klarare samt förbättra stödet till sökande. Vi utvecklar ständigt ansökningsprocessen utifrån den respons som kommer in. Vi fick åter värdefull respons efter septemberutlysningen 2019. Tack för alla konstruktiva kommentarer och förslag.  

I fjol var Akademins utlysningstext för första gången helt webbaserad. Mer än 70 procent (n=880) av enkätdeltagarna ansåg att den förnyade utlysningstexten och de därtill hörande anvisningarna (A–Ö-listan) var mycket bra eller bra. 91 procent ansåg att den information som behövdes för ansökan var mycket lätt eller lätt att hitta. Enligt 56 procent av enkätdeltagarna fungerade den webbaserade ansökningsblanketten mycket bra eller bra. Av enkätdeltagarna var 22 procent inte nöjda med den. Vi frågade även hur lång tid det tar att sammanställa en ansökan.

Färre antal bilagor

Antalet bilagor i ansökningsskedet har minskats inför septemberutlysningen 2020. En högt önskad förändring är att datahanteringsplanen inte längre lämnas in i ansökningsskedet, utan först efter ett positivt finansieringsbeslut. Men en kort beskrivning av hur projektets datahantering verkställs ska emellertid finnas med i ansökan.

För att på lika villkor kunna jämföra sökandes meriter ska meritförteckningen hädanefter skrivas på en webblankett. Blanketten följer den uppdaterade meritförteckningsmodell för forskare som Forskningsetiska delegationen har gett ut och som i stort liknar den mall som Akademin tidigare har haft.  

Etiska tillstånd bifogas inte längre till ansökan. Forskningsplatsen, alltså sökandes organisation, ansvarar tillsammans med den sökande att tillstånden är i skick innan finansieringsperioden inleds.

Progressrapporten för ett pågående projekt kommer att ersättas av en mellanrapport. Den sökande skriver mellanrapporter via e-tjänsten (SARA) som de kan komplettera medan finansieringen pågår och som de efter avslutade projekt kan använda som underlag för sina vetenskapliga slutrapporter.

Förändringar i mobilitetsanvisningen och samverkansbeskrivningen

Akademin slopar separata mobilitetsersättningar i euro. Mobilitetsstöd söks i fortsättningen i enlighet med respektive forskningsplats egen praxis. Dessutom har vi uppdaterat forskarbesökens inbjudningsbrev att gälla förutom besök utomlands även nationell liksom mellansektoriell mobilitet. Samarbetsförbindelsen är en ny bilaga som kan användas för att beskriva projektets digitala mobilitet såsom hur data och material hanteras. Med tanke på ansökningar som gäller akademiforskare och forskardoktorer har hänsyn även tagits till de hinder som uppstått med anledning av coronaepidemin. I samband med dessa bidragsformer kan man avvika från mobilitetskraven ifall epidemin har avbrutit eller förhindrat rörlighet. Sökande ska alltså noggrant ta del av utlysningstexten och de mobilitetsanvisningar som finns i anvisningarna A–Ö.

E-tjänstens (SARA) funktionalitet har förbättrats

En särskilt stor del av responsen handlade om e-tjänstens funktionalitet och stabilitet. Systemets stabilitet har höjts, i synnerhet under de sista timmarna innan ansökningstiden löper ut.

Problemet med att forskningsplanens bilder och tabeller blev avklippta i ansökans pdf-version har nu korrigerats. Våra bedömningspaneler gav positiv kritik för att forskningsplanen skrivs på en webblankett. Bedömarna kan lätt hitta rätt delar i ansökan via länkarna i webblanketten. Panelerna kommenterade emellertid att de forskningsplaner som lämnades in i form av en pdf-bilaga ofta inte följde anvisningarna eller strukturen. Det här försvårade panelmedlemmarnas arbete.

I septemberutlysningen har sökande till spetsforskningsprogram möjlighet att senare använda sin preliminära ansökan som underlag för den egentliga ansökan.

Den sökande och forskningsplatsen får mer ansvar

I samband med en septemberutlysning lämnas ungefär 4 000 ansökningar in till Akademin. Under tidigare år har vi använt mer än två månader till att granska ansökningarna och be om kompletteringar, vilket har belastat flera sökande efter att ansökningstiden gått ut. Av de ansökningar som lämnades in i september i fjol öppnade vi mer än 37 procent för kompletteringar.

Från och med septemberutlysningen 2020 ber vi bara en gång att den sökande kompletterar ansökan. Den sökande kommer således framöver att ha ett större ansvar för att ansökan har sammanställts i enlighet med anvisningarna och god vetenskaplig praxis. Avsikten med detta är att påskynda handläggningen av ansökningarna. Den sökande kan fortfarande komplettera sin ansökan under processens gång, men till exempel forskningsplanen eller publikationsförteckningen kan inte kompletteras efter att ansökningstiden har gått ut.

I och med förändringarna inför septemberutlysningen 2020 kommer även forskningsplatsernas ansvar att öka. Den forskningsplats som ger en samarbetsförbindelse åtar sig att i projektet följa Forskningsetiska delegationens anvisningar God vetenskaplig praxis och handläggning av misstankar om avvikelse från den i Finland. Häri ingår även att forskningsplatsen åtar sig att säkerställa att man i projektet följer etiska regelverk, bestämmelser och rekommendationer liksom gällande lagstiftning i fråga om hantering av personuppgifter och annat. I åtagandet ingår även att forskningsplatsen ser till att nödvändiga etiska och andra forskningstillstånd har erhållits. Forskningsplatsen förbinder sig också till att övervaka att datahanteringsplanen kan genomföras vid forskningsplatsen och att åtgärderna följer god datahanteringspraxis. Dessutom upprätthåller forskningsplatsen sina finansieringsprocenter (omkostnader, lönebikostnader, effektiv arbetstid) i e-tjänsten.

Vi vill fortfarande gärna ha respons. Efter att septemberutlysningens ansökningstid har löpt ut skickar vi igen en kort enkät till alla sökande. Tack för samarbetet och lycka till med septemberutlysningen!

Tiina Petänen, vetenskapsråd
@TiinaPetanen