När Finlands Akademis finansieringsperiod har inletts börjar den finansierade forskaren genomföra sin forskningsplan. Vad händer då vid Akademin i fråga om projektuppföljningen? Varför behöver forskaren rapportera om projektet och vad gör vi med den rapporterade informationen?

Den forskningsfinansiering som beviljas av Finlands Akademi är till sin natur ett statsunderstöd, vars användning och kontroll regleras av lagstiftningen om statsunderstöd. En statsunderstödsmyndigheten som Finlands Akademi har en lagstadgad skyldighet att övervaka användningen av statsunderstöd och bedöma understödets effekter.

I resultatavtalet mellan Undervisnings- och kulturministeriet och Finlands Akademi fastställs resultatmål som hänför sig till det samhälleliga genomslaget, effektiviteten och resurshanteringen i Akademins verksamhet. Vissa av målen är kvantitativa, andra kvalitativa. Verksamheten övervakas årligen under den fyraåriga avtalsperioden.

Projektförvaltningen styrs genom god förvaltning och god ekonomisk förvaltning

Akademins förvaltning av finansierade forskningsprojekt styrs av principerna om god förvaltning och god ekonomisk förvaltning. I de senare ingår att ta hänsyn till resultat och effektivitet i förvaltningen av statsunderstöd. Utöver effektivitet och verkningsfullhet måste Akademin också kunna bedöma ansvarsfullheten hos de finansierade projekten och finansieringsinstrumentens funktion.

Vi är mycket intresserade av att veta hur det går för forskningsprojekten. Den information som vi får under och efter projektet är ett viktigt verktyg som förser oss med information som är relevant för vår egen verksamhet.

Informationen som samlas in under projektet är kopplad till övervakningen av medelsanvändningen

Största delen av Akademins finansiering betalas mot fakturor, vilket innebär att de forskningsorganisationer som förvaltar projekten får pengarna först efter en begäran om utbetalning, dvs. en faktura. Fakturan måste visa hur mycket pengar som har använts för varje ändamål, dvs. hur många euro som har använts för utrustning, löner eller resor.

En del av de kostnader som anges på fakturan kontrolleras automatiskt, men varje projekt har också sin egen sakgranskare vid Akademin. Granskarens roll är att kontrollera att det som faktureras för projektet är i linje med det som ursprungligen finansierats. Har projektet till exempel fakturerat betydligt mer lönekostnader än vad som ingick i ansökans ursprungliga budget? De krävande fall som uppkommer vid granskningen kräver ofta yrkesskicklighet och en förståelse för forskningens natur.

Under projektets gång kan forskarna också ansöka om ändringar i finansieringsbeslutet, på vissa villkor. Det kan t.ex. handla om byte av forskningsplats (forskningsorganisation) eller byte av ansvarig projektledare. Projektets sakgranskare behandlar ändringsansökningarna. För vissa ändringar kan granskaren själv besluta i frågan. Andra typer av ändringar är mer krävande och kräver mer övervägande. I sådana fall fattas beslutet av en direktör vid Akademin som har beslutsrätt eller, i de mest krävande fallen, av det organ som fattade finansieringsbeslutet (t.ex. det vetenskapliga forskningsrådet).

Enkla frågor att lösa är t.ex. förlängningar av finansieringsperioden på grund av lagstadgad föräldraledighet eller militär- eller civiltjänstgöring. Svårare frågor att lösa är till exempel stora förändringar i användningsändamålet för finansieringen. Om till exempel den finansierade ansökan var avsedd att studera svartvit flugsnappare i Sydvästra Finland, men det under projektets gång visar sig att skulle vara lämpligare att samla in data i Mellersta Finland, är detta sannolikt inte ett problem.

Om man å andra sidan har fått medel för fältforskning om häckande svartvit flugsnappare i sydvästra Finland och vill också använda pengarna för ett större inköp av laboratorieutrustning och konferensresor kan detta vara ett problem som måste övervägas. Betydande övervägande krävs också om parterna i ändringsansökan, t.ex. forskningsorganisationen och projektledaren, inte är överens om vilken typ av ändringsansökan som behövs.

För komplexa frågor som rör användningen av finansiering har Akademin en intern mångprofessionell stödgrupp för projektförvaltning. I gruppen ingår vetenskapsrådgivare och experter inom juridik, ekonomi och dataförvaltning.

Vi utvecklar projektrapporteringen utifrån våra strategiska genomslagsmål

Akademin förutsätter att finansieringsmottagaren lämnar in en slutrapport inom en viss tid efter finansieringsperiodens slut. Vissa typer av finansiering inkluderar även en mellanrapport, dvs. en rapport som ska färdigställas under projektets gång. Kraven på Akademin att leverera resultat och påverkan har ökat, och projektrapporterna är ett viktigt verktyg för att möta dessa krav. I allt högre grad förväntas Akademin också vara aktiv i att ta fram information och utnyttja rapporteringsdata.

Vi arbetar för närvarande med ett projekt för att förbättra rapporteringen. Vi överväger hur den information som efterfrågas i den nuvarande rapporten uppfyller genomslagsmålen i vår strategi, om den efterfrågade informationen är nödvändig och om den efterfrågas så entydigt som möjligt. Och vilken är kvaliteten på informationen?

Alla relevanta frågor kan inte kvantifieras i siffror. Till exempel kan ett projekts forskningssamarbete undersökas genom att samla in information om partner eller om internationell och nationell forskarrörlighet. Att utvärdera genomslaget skapar också ett eget intressant uppgiftsområde, eftersom många av forskningens effekter kan ses först årtionden efter att projektet i fråga avslutats. Hur ska forskarna beskriva detta i en slutrapport? Och hur kan man bäst ställa frågor så att svaren i slutrapporten fungerar? Det är den här typen av rapporteringsfrågor som vi arbetar särskilt febrilt med just nu.

Slutligen vill vi tacka dig som lämnar in rapporter! Det rapporteringsmaterial som du levererar är ovärderligt för oss.