Hög svarsfrekvens i enkäten om septemberutlysningen 2020: resultaten bidrar till att förbättra ansökningsprocessen

Finlands Akademi samlar årligen in feedback från sökande och forskningstjänster som stöd för den kontinuerliga utvecklingen av ansökningsprocessen. Målet är att göra processen möjligast smidig för alla: sökandena, bedömarna och Akademin.

I år var enkäten öppen 12–20.10.2020 och den riktades till septemberutlysningens sökande samt personalen inom forskningstjänsterna.

Nästan 1 600 svar inkom och svarsprocenten var 45 %. Sökandena ombads berätta om sina erfarenheter och åsikter om forskningsplanen, utlysningstexterna och Ask & Apply-evenemangen. Man kunde också ge öppen respons.

Fortfarande svårt för en del att ifylla forskningsplanen i e-tjänsten

Av alla som besvarade enkäten ansåg 60 % att webblanketten för forskningsplanen fungerade mycket bra eller väl. En femtedel av de svarande upplevde däremot att blanketten var svår att använda.

Genom webblanketten har Akademin strävat efter att påskynda handläggningen av ansökningarna och främja en jämlik bedömning av forskningsplanerna i form av en enhetlig struktur. Tack vare blanketten kan bedömarna lätt förflytta sig mellan forskningsplanen och bedömningsblanketten.

Största delen av de sökande som besvarade enkäten hade lyckats fylla i forskningsplanen på webblanketten utan stora problem. Ungefär en fjärdedel av sökandena hade dock lämnat in forskningsplanen som en pdf-bilaga, eftersom de tyckte att webblanketten var jobbig. Responsen om webblanketten kommer att beaktas inför kommande ansökningsomgångar, och Akademin ska ytterligare utveckla e-tjänsten i detta avseende.

Sökande efterlyser kortare utlysningstexter och bejakar Ask & Apply-webbinarierna

Enligt de svarande gav innehållet i utlysningstexterna goda förutsättningar att göra och lämna in ansökan. De sökande ansåg att de behövliga uppgifterna hade i huvudsak presenterats tydligt. Ungefär 40 % av de svarande tyckte dock att utlysningstexterna var för långa. De ämnen som presenteras i utlysningstexterna kommer att förtydligas utifrån responsen, samtidigt som man ska se till att sökanden har tillräckliga uppgifter för att kunna göra sin ansökan.

I år ordnades Ask & Apply-infomötena för första gången som webbinarier. Det nya webbinarieformatet togs emot väl. Det önskades dock att även campusbesöken fortsätter. Särskilt de klart begränsade temaområdena fick positiv respons. De svarande ville att kommande infomöten skulle behandla teman såsom rörlighet, bedömning, egenskaper hos en bra ansökan och förändringar. Dessutom ville många se infomöten som särskilt riktas till personer som ämnar söka bidrag för anställning som akademiforskare eller forskardoktor. Responsen i fråga om ordnandet av Ask & Apply-evenemangen kommer att beaktas vid kommande ansökningsomgångar.

Sökandena föreslår stegvisa ansökningstider

I den öppna responsdelen av enkäten lyfte de svarande fram e-tjänstens problem under utlysningens sista vecka samt den förlängda ansökningstiden. Förlängningen av ansökningstiden delade åsikterna. För att undvika problem önskade man att e-tjänsten utvecklas och att Akademin i fortsättningen utnyttjar flera olika ansökningstider. Andra bekanta teman som lyftes fram var en alltför lång handläggningsprocess och den stora arbetsmängd som ansökan kräver. Dessutom upplevdes det vara för mödosamt att skriva en mellanrapport under ansökningstiden.

Av de ändringar som Akademin redan gjort i ansökningsprocessen fick särskilt minskningen av antalet bilagor beröm. När det behövs färre bilagor till ansökan går det också snabbare att granska ansökningarna och ansökningarna går snabbare vidare till bedömningssteget. Å andra sidan fick Akademin kritik för att meritförteckningen skulle inlämnas på en webblankett och inte som en skild bilaga. Webblanketten för meritförteckningen togs i bruk för att man ville att meritförteckningarna i ansökningarna skulle följa en enhetlig struktur och längd.

Akademin har redan vidtagit åtgärder för att påskynda granskningen av ansökningar, och man håller på att söka lösningar på de punkter som upplevs som problematiska i e-tjänsten. Dessutom utreder Akademin åtgärder för att minska sökandens arbetsmängd och påskynda behandlingen av ansökningar.

”Den höga svarsprocenten visar att de sökande ansåg att enkäten var viktig. Responsen är mycket värdefull för oss. Den hjälper oss att vidareutveckla vår verksamhet så att den bättre svarar mot sökandenas behov, och därför vill jag förmedla ett särskilt varmt tack till alla som svarade. Responsen kommer att synas i form av ändringar i ansökningsprocessen, och vi kommer att berätta mer om ändringarna under 2021”, säger överdirektör för forskning Riitta Maijala.