Tutkimusinfrastruktuurien aineistonhallintapolitiikka

Tutkimusinfrastruktuurilla tulee olla aineistonhallintapolitiikka, joka tarjoaa ohjeita infrastruktuurin omistajille, henkilöstölle ja käyttäjille ja jolla varmistetaan sekä hallinnollisten aineistojen että tutkimusaineistojen asianmukainen hallinta.

Tutkimusinfrastruktuurilla tulee myös olla selkeät ohjeet siitä, miten ja missä tuotettuja tietoja voidaan säilyttää kohtuullisen ajan ja miten tiedot voidaan asettaa saataville tarkistusta ja (uudelleen)käyttöä varten. Infrastruktuurin tuottaman tiedon tulisi olla FAIR-periaatteiden (F = findable/löydettävä, A = accessible/saavutettava, I = interoperable/yhteentoimiva ja R = reusable/uudelleenkäytettävä) mukaista, vastuullista (pdf) ja turvallista.

Tutustu tarvittaessa myös organisaatiosi aineistonhallinnan ohjeisiin.

Vastaa vain niihin kysymyksiin, jotka ovat merkityksellisiä tutkimusinfrastruktuurin kannalta.

Aineistonhallintapolitiikan pituus on enintään viisi sivua.
Paperikoko on A4.
Fontti on Calibri/Carlito 12 pt.
Riviväli on 1.
Marginaalit ovat 20 mm.
Tekstin tasaus on vasemmalle.
Kappaleiden sisennystä ei saa käyttää.
Taulukoiden ja kuvien fonttien koko on oltava vähintään 10 pt.
Teksti kirjoitetaan yksipalstaisena.

1. Tutkimusinfrastruktuurin hallinnollisten aineistojen yleiskuvaus

Mitä hallinnollisia tietoja infrastruktuurissa käsitellään?
Mitä hallinnollisia henkilötietoja (esim. käyttäjänimet, yhteystiedot) infrastruktuurissa käsitellään?
- Anna linkki kaikkiin organisaation(-oiden) tai infrastruktuurin tietosuojaselosteisiin, joissa selitetään, miten infrastruktuurissa käsitellään hallinnollisia henkilötietoja.
- Miten infrastruktuurin hallinnollisten henkilötietojen käyttöä koskevat roolit ja vastuut on määritelty, jos kyseessä on useita organisaatioita käsittävä infrastruktuuri?

2. Yleiskuvaus tutkimusinfrastruktuurissa hallinnoitavasta tutkimusaineistosta

Huom. Tässä osiossa suosittelemme, että esität tiedot osittain esimerkiksi taulukko- tai kuviomuodossa.

Minkä tyyppisiä tutkimustietoja, kuten numeerisia arvoja, kuvia ja tekstejä, infrastruktuurissa käsitellään? Mitkä ovat yleisimmät tiedostomuodot?
Mitkä ovat tutkimusaineiston lähteet?
Jos eri tietolähteistä peräisin olevia tutkimusaineistoja yhdistetään suuremmiksi kokonaisuuksiksi, mainitse tämä ja selitä, miten se tehdään.

3. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen henkilötietojen tai arkaluonteisten tutkimustietojen kohdalla

Huom. Tämä kohta voidaan jättää tyhjäksi, jos tutkimusinfrastruktuuri ei käsittele henkilötietoja tai arkaluonteisia tutkimustietoja (esim. terveys-, geeni- ja henkilötietoja, uhanalaisten lajien sijaintia tai muita suojelutoimia tai liikesalaisuuksia).

Käsitteleekö tutkimusinfrastruktuuri henkilökohtaisia tutkimustietoja?
- Anna linkki tietosuojaselosteisiin, joissa selitetään, miten henkilökohtaisia tutkimustietoja käsitellään.
- Miten infrastruktuurin henkilökohtaisten tutkimustietojen käyttöä koskevat roolit ja vastuut on määritelty, jos kyseessä on usean organisaation infrastruktuuri?
- Jos käyttäjä tarvitsee tutkimusluvan tietojen keräämiseen, tarkistaako infrastruktuuri tämän?
Käsitelläänkö infrastruktuurissa arkaluonteisia tutkimustietoja?

4. Tutkimusaineistojen käyttöoikeuksia koskevat sopimukset

Mitä on sovittu käyttöoikeuksista, esimerkiksi pääsystä jo olemassa oleviin tietoihin, omistuksesta, immateriaalioikeuksista, tiedostojen yhdistämisestä, uudelleen jakamisesta, hallinnollisesta käytöstä, avaamisesta, käytöstä koulutukseen ja tiedotukseen sekä hävittämisestä?
Onko infrastruktuurilla sopimusasiakirjoja käyttöoikeuksia varten? Jos ei ole, harkitse niiden laatimista.
Miten käyttäjän tulisi viitata tutkimusinfrastruktuuriin?

5. Dokumentointi ja metatiedot

Millaisia työkaluja ja ohjeita (esim. OpenAIRE-dokumentointiohjeet) infrastruktuuri tarjoaa tutkimusaineistojen dokumentointia tai metatietojen keräämistä varten? Jos mahdollista, anna linkkejä dokumentointiohjeisiin.
Miten infrastruktuuri hoitaa ja ohjaa laadunvalvontaa, kuten automaattista tietojen validointia tai manuaalisia tarkistuksia, tietojen laadun, johdonmukaisuuden ja eheyden varmistamiseksi?
Käyttääkö infrastruktuuri suositeltuja metatietostandardeja tai README-tiedostoja tai muita aineistojen dokumentointiohjeita? Mitä tieteenalakohtaisia sanastoja tai luokituksia infrastruktuuri suosittelee tai vaatii käytettäväksi metatiedoissa?
Tarjoaako infrastruktuuri yksilöllisiä ja pysyviä tunnuksia (PID) (esim. DOI, URN) aineistoille, tietueille tai muille digitaalisille objekteille? Tai mitä palveluja infrastruktuuri käyttää niiden tarjoamiseen?

6. Hallinnollisten aineistojen ja tutkimusaineistojen käytönvalvonta, varmuuskopiointi, tallentaminen ja hävittäminen

Kuka vastaa infrastruktuurin aineistojen käytönvalvonnasta, ja miten turvallista käyttöä valvotaan?
Arvioi karkeasti, kuinka paljon tutkimustietoa infrastruktuurissa tuotetaan tai vastaanotetaan tiettynä ajanjaksona (esim. päivittäin, kuukausittain, vuosittain). Käytä GB, TB tai muita yksiköitä.
Tarjotaanko käyttäjille varmuuskopiointia tai varmuuskopiointiohjeita?
Millaisia tietojen tallennuspalveluja infrastruktuuri tarjoaa tai suosittelee?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään, ja tarjoaako infrastruktuuri pitkäaikaissäilytystä? Vai suositellaanko, että käyttäjä itse pitkäaikaissäilyttää aineistot?
Onko infrastruktuurilla tai sen isäntäorganisaatiolla menettelyjä tai suosituksia tietojen hävittämistä varten (milloin ja miten)?

7. Tutkimusaineistojen ja/tai metatietojen avaaminen

Kuvaa lyhyesti toimintasuunnitelmat, joilla infrastruktuuri tai sen isäntäorganisaatio edistää tutkimusaineistojen avoimuutta.
Perustele, jos tutkimusaineistoa tai sen osia ei voida saattaa avoimesti saataville.
Onko infrastruktuurilla tai sen isäntäorganisaatiolla ohjeita käyttäjille siitä, miten ja missä tutkimusaineisto tai metatiedot asetetaan avoimesti saataville?
Mitä lisenssiä tai lisenssejä (esim. CC-lisenssejä) infrastruktuuri tai sen isäntäorganisaatio suosittelee tai vaatii tietojen asettamiseksi avoimesti saataville?