Näin rahoitusta käytetään
Tällä sivulla on rahoituksen käytön ohjeita rahoituksen hakijalle, saajalle ja tutkimuksen suorituspaikalle.
Rahoituksen käyttöön liittyvät ehdot on koottu asiakirjaan Suomen Akatemian rahoitusehdot (pdf), jota päivitetään vuosittain. Lue myös kooste, jossa kerrotaan, mitä uutta näissä rahoitusehdoissa on. Aiemmat voimassa olevat versiot ovat kohdassa Rahoitusehdot- asiakirjat.
Yksittäistä rahoituspäätöstä koskevat rahoitusehdot toimitetaan rahoituksen saajalle rahoituspäätöksen liitteenä. Päätöksen jälkeisissä, uudemmissa rahoitusehdoissa voi olla ehtoja, joita sovelletaan takautuvasti aiempiin rahoituspäätöksiin. Tällöin takautuvuudesta on maininta rahoitusehdoissa.
Tietoa Suomen Akatemian tutkimusrahoitusta saaneille ja hakeville koronapandemian vaikutuksista.
EU:n elpymisvälinerahoitus RRF:n rahoituksen ohjeita ja raportointilomakkeita.
Miten Suomen Akatemian myöntämä rahoitus otetaan käyttöön?
Rahoituspäätös ja siihen liittyvät rahoitusehdot löytyvät Akatemian verkkoasioinnista. Päätöksestä on toimitettu kopio omaan tutkimusorganisaatioon tai suorituspaikkaan. Tämä on se yliopisto, tutkimuslaitos tai vastaava, joka on antanut hakemukseen suorituspaikan sitoumuksen. Suorituspaikka hallinnoi hankkeen rahoitusta ja avaa hankkeelle oman projektin tarvittaviin tietojärjestelmiin. Hankkeeseen liittyvät laskut ym. hoidetaan suorituspaikassa. Ota yhteyttä suorituspaikalla oman laitoksen, tiedekunnan tai vastaavaan tutkimuspalvelujen henkilöstöön lisäohjeistuksen saamiseksi.
Päätösnumero on mainittu päätösilmoituksen oikeassa yläkulmassa. Päätöksessä lukee: ”X toimikunta on päättänyt myöntää rahoituksen hakemuksestanne. Rahoitus myönnetään organisaatiolle: Y yliopisto.”
Hankkeen vastuullisen johtajan ja suorituspaikan on hyväksyttävä rahoitus vastaanotetuksi
Hankkeen vastuullisen johtajan suorituspaikka vastaanottaa ja hallinnoi Akatemian myöntämän rahoituksen. Jotta rahoitusta voidaan maksaa, on vastuullisen johtajan ensin ja tämän jälkeen suorituspaikan vahvistettava rahoituksen vastaanottaminen. Asia on hoidettava Akatemian verkkoasioinnissa kahdeksan viikon kuluessa päätöspäivästä, ellei päätösilmoituksen erityisehdoissa mainita toisin.
Päätösilmoitus, lausunnot ja rahoituksen hyväksyminen (aka.fi)
Rahoitus on myönnetty omaan palkkaan (akatemiaprofessori, akatemiatutkija, tutkijatohtori). Kuka on työnantaja? Mitä kautta palkka maksetaan?
Työnantaja on suorituspaikka, joka antoi hakemukseen sitoumuksen. Työsuhde solmitaan kyseiseen suorituspaikkaan tai tutkimusorganisaatioon. Suorituspaikka maksaa palkan ja hoitaa kaikki työsuhteeseen liittyvät asiat. Suomen Akatemia on tutkimustyön rahoittaja, mutta ei työnantaja.
Tutkimushankkeelle myönnetyllä rahoituksella halutaan palkata henkilöstöä. Miten toimia?
Suorituspaikka hallinnoi hankkeen rahoitusta. Ota yhteyttä suorituspaikalla oman laitoksen, tiedekunnan tai vastaavaan tutkimuspalvelujen henkilöstöön lisäohjeistuksen saamiseksi. Rekrytoinnit ja henkilöstöhallinnon asiat hoidetaan yhteistyössä suorituspaikan kanssa. Henkilöstön kanssa on solmittava työsuhteet ja suorituspaikka maksaa heidän palkkansa. Työsuhteissa noudatetaan pääsääntöisesti suorituspaikan työehtoja ja ohjeistusta. Jos asiassa on ristiriitoja, noudatetaan päätökseen liittyviä Akatemian rahoitusehtoja.
Miten konferenssimatkan/ulkomaisen tutkimusvierailun käytännön järjestelyt hoidetaan? Kuka käytännössä maksaa matkalaskun hankkeen rahoituksesta?
Suorituspaikka hallinnoi hankkeen rahoitusta. Ota yhteyttä suorituspaikalla oman laitoksen, tiedekunnan tai vastaavaan tutkimuspalvelujen henkilöstöön lisäohjeistuksen saamiseksi. Asiassa noudatetaan suorituspaikan käytäntöjä ja ohjeita matkustukseen liittyen. Hanki tarvittava matkamääräys suorituspaikasta. Huolehdi myös vakuutusturvasta. Suomen Akatemia ei rahoittajana hoida puolestasi matkustukseen liittyviä käytännön asioita.
Mistä saa lisätietoja myönnetyn rahoituksen käytöstä?
Suorituspaikka hallinnoi hankkeen rahoitusta. Ota ensisijaisesti yhteyttä suorituspaikalla oman laitoksen, tiedekunnan tai vastaavaan tutkimuspalvelujen henkilöstöön lisäohjeistuksen saamiseksi. Tutustu myös rahoituspäätöksen liitteenä oleviin rahoitusehtoihin, jotka löydät Suomen Akatemian verkkoasioinnista.
Päätösnumero on mainittu päätösilmoituksen oikeassa yläkulmassa. Päätöksessä lukee: ”X toimikunta on päättänyt myöntää rahoituksen hakemuksestanne. Rahoitus myönnetään organisaatiolle: Y yliopisto.”
Jos haluat lisätietoja rahoituksen käytöstä, ota yhteyttä meihin helpdeskin kautta.
Päätösilmoituksen allekirjoittanut esittelijä antaa tarvittaessa lisätietoja
Päätösilmoituksen on allekirjoittanut esittelijänä toiminut tiedeasiantuntija, johtava tiedeasiantuntija, ohjelmapäällikkö tai vastaava Suomen Akatemian virkamies. Esittelijä tuntee hakemuksen ja auttaa Akatemian osalta hallinnollisissa kysymyksissä, joihin et saa vastausta omalta suorituspaikaltasi.
Voit tarvittaessa kysyä lisätietoja rahoituspäätöksestä Akatemian kysymykset ja palaute -palvelun kautta. Jos asiasi koskee itse rahoituspäätöstä, valitse valintalistalta kohta palaute. Jos asiasi koskee rahoitetun hankkeen hallinnointia tai rahoituksen käyttöä, valitse valintalistalta rahoitusehdot tai rahoituksen käyttö.
Voiko rahoituspäätökseen hakea muutosta?
Katso lisätietoja ja ohjeita rahoituspäätöksen liitteenä olevista rahoitusehdoista ja sen LIITE 1 Muutokset rahoituspäätöksiin. Muutoshakemus tehdään verkkoasioinnissa, josta löydät myös päätöksen ja rahoitusehdot. Jos tarvitset lisätukea asiassa, ota yhteyttä vastuutahoon ja/tai päätösilmoituksen esittelijään. Sähköposti on muotoa etunimi.sukunimi(at)aka.fi
Muutokset Suomen Akatemian rahoituspäätöksiin vaativat aina Akatemian luvan. Tutkimushankkeen vastuullinen johtaja hakee muutosta Akatemian verkkoasioinnin kautta. Muutoshakemuksessa on oltava riittävät perustelut ja asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot.
Katso yksityiskohtaiset muutoksenhakuohjeet Suomen Akatemian rahoitusehdot -asiakirjasta.
Rahoituspäätöksiin voi hakea seuraavia muutoksia:
Uuden rahoituspäätöksen vuosierien muuttaminen
Suomen Akatemian rahoitusehdot 1.11.2023—31.10.2024 (päätetty 30.10.2023) – asiakirjasta on poistettu liittestä 1 kohta ”Uuden rahoituspäätöksen vuosierien muuttaminen”. Rahoitusehtojen kohdassa ”7.1. Myönnetyn määrärahan vuosierien muuttaminen” vuosierämuutos on vielä mainittu. Vuosierämuutosta ei ole enää tarpeen tehdä Akatemian verkkoasioinnissa. Rahoitus on käytettävissä normaalisti koko rahoituskauden ajan ilman tätä muutosta.
Rahoituskauden aikana tapahtuvista merkittävistä muutoksista päätöksen kustannusarviossa riittää ilmoitus Akatemian verkkoasioinnissa kohdassa Omat hakemukset> Päätetyt > Anna lisätietoja.
Tämä koskee takautuvasti myös Akatemian aiemmin tekemiä rahoituspäätöksiä.
Rahoituskauden pidentäminen
Rahoituskauden pidennystä voi hakea hankkeessa työskentelevän tutkijan äitiys-, isyys-, vanhempain- tai hoitovapaan tai varusmies- tai siviilipalvelun takia tai muusta erityisestä syystä, esim. pitkäaikaisen sairauden vuoksi.
Lisämääräraha (eli kompensaatio)
Lisäkustannusmallin mukaisissa päätöksissä (esim. akatemiaprofessorin tehtävä, akatemiatutkijan tehtävä) voi hakea lisärahoitusta hankkeelle tutkijan äitiysvapaan tai pitkäaikaisen sairauden takia.
Suorituspaikan vaihtaminen
Suorituspaikan vaihtamista voi hakea, kun tutkimuksen vastuullinen johtaja siirtyy työskentelemään toiseen suorituspaikkaan kesken rahoituskauden.
Akatemiaprofessorin tehtävän rahoituksen muutos yhteisrahoitteiseksi
Akatemiaprofessori voi hakea muutosta vuosipalkkansa rahoitukseen siten, että koko palkka tai osa palkasta voi tulla muista lähteistä.
Akatemiatutkijan tehtävän rahoituksen muutos yhteisrahoitteiseksi
Akatemiatutkija voi hakea muutosta vuosipalkkansa rahoitukseen siten, että osa palkasta voi tulla muista lähteistä. Muualta tuleva palkka pitää osoittaa tutkimustehtäviin, tai tutkijan pitää työskennellä yliopiston urajärjestelmässä.
Tutkijatohtorin tehtävän rahoituksen muutos yhteisrahoitteiseksi
Tämä muutosmahdollisuus koskee vain niitä rahoituspäätöksiä, jotka on tehty 1.9.2020 ja sen jälkeen avoinna olleiden hakujen perusteella.
Tutkimusmäärärahasta luopuminen kokonaan
Tutkimusmäärärahasta luopumista kokonaan haetaan, kun myönnettyä rahoitusta ei oteta vastaan tai määrärahasta luovutaan ennen rahoituksen käyttöä.
Tutkimusmäärärahasta luopuminen kesken rahoituskauden
Tutkimusmäärärahasta luopumista kesken rahoituskauden haetaan, kun määrärahasta luovutaan kesken rahoituskauden.
Vastuullisen johtajan vaihtaminen
Vastuullisen johtajan vaihtamista kesken rahoituskauden voi hakea poikkeuksellisesti ja perustellusta syystä. Organisaatiorahoitusmuodoissa vastuullisen johtajan vaihtaa organisaation pääkäyttäjä.
Päätöksen ehtojen tai käyttötarkoituksen muuttaminen tai tutkimussuunnitelman olennaiset muutokset
Rahoituspäätöksen ehtojen tai käyttötarkoituksen muuttamista voi hakea vain erityisestä syystä. Tutkimussuunnitelmaan voi hakea muutosta erityisestä syystä, kun kyseessä on olennainen muutos.
Konsortion osahankkeiden rahoitusosuuksien muutos
Akatemia voi antaa luvan konsortion osahankkeiden keskinäisten rahoitusosuuksien muuttamiseen. Konsortion kokonaisrahoitus ei kuitenkaan saa muuttua.
Suomen Akatemia maksaa rahoituksen maksatuspyyntöjä vastaan yhtenä tai useampana eränä toteutuneiden kustannusten perusteella. Suorituspaikka vastaa maksatuspyynnöistä, ei yksittäinen tutkija tai tutkimusryhmä. Poikkeuksena voi olla yksittäisen tutkijan saama henkilökohtainen apuraha.
Maksatuspyynnöt toimitetaan Akatemiaan päätöskohtaisesti (eli päätösnumeroittain) määrämuotoisina verkkolaskuina. Y-tunnuksen omaava suomalainen yritys tai yhteisö voi tehdä maksatuspyynnön myös Akatemian verkkoasioinnissa. Rahoitusehdoissa annetaan tarkempi ohjeistus verkkolaskujen laatimiseen. Verkkolaskujen mukana ei voi toimittaa liitteitä. Akatemia ei hyväksy sähköpostin liitteenä lähetettyjä laskuja.
Suomalaiset yliopistot ja ammattikorkeakoulut voivat hakea Akatemialta ennakkoa. Ennakko on kertaluontoinen, ja sen suuruus on pääsääntöisesti 10 prosenttia Akatemian myöntämästä rahoitusosuudesta. Valtionavustuslain mukaan ennakkoa voidaan maksaa, jos se on avustuksen käytön kannalta perusteltua. Akatemia ei maksa ennakkoa liikkuvuusapurahoista, tutkimusinfrastruktuurien rahoituksesta tai yliopistojen profiloitumisrahoituksesta.
Tilintarkastusvelvoite riippuu rahoitusmuodosta. Voit katsoa verkkoasioinnista rahoituspäätöksen liitteenä olevista rahoitusehdoista, koskeeko tilintarkastusvelvoite kyseisen rahoituspäätöksen mukaista rahoitusta.
Tutkimusinfrastruktuurirahoitus, strategisen tutkimuksen rahoitus, lippulaivarahoitus, huippuyksikkörahoitus ja yliopistojen profiloitumisen rahoitus ovat tilintarkastusvelvoitteen piirissä riippumatta myönnetystä kokonaissummasta (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä). Huippuyksikön kahdeksan vuotta kestävä kausi jakaantuu kahteen osaan (5 + 3 vuotta).
Tilintarkastusvelvoite koskee myös akatemiaohjelmahankkeita, joiden rahoituspäätöksessä ilmoitettu Akatemian myöntämän rahoituksen (yksittäinen päätös tai konsortio yhteensä) kokonaissumma ylittää miljoona euroa.
Suomen Akatemia voi tarvittaessa pyytää tilintarkastuskertomuksen erikseen. Lisäksi Akatemia voi teettää otantaan perustuvan tilintarkastuksen oman vuosittaisen tarkastussuunnitelmansa mukaisesti.
Tilintarkastusvelvoitetta, hankkeen toteuttamista ja ehtojen noudattamista peilataan aina rahoituspäätöksen tekemisen hetkellä voimassa olleisiin rahoitusehtoihin. Rahoituspäätökseen voi myös liittyä erityisehto. Tarkastustyö etenee raporttipohjan mukaisesti tarkastuksen kohteena oleva rahoitusmuoto huomioiden ja tarpeettomat osiot yliviivaten. Ole yhteydessä tilintarkastajaan hyvissä ajoin ennen rahoituskauden päättymistä. Kustannukset hyväksytään lopullisesti vasta sen jälkeen, kun hankkeen tilintarkastusraportti on toimitettu Akatemiaan.
Tilintarkastuksessa varmistutaan siitä, että Akatemialle raportoitu kustannuskertymä vastaa hankkeen kokonaiskustannuksia. Kustannusten tulee olla syntyneitä rahoituspäätöksessä mainittuna rahoituskautena hankkeelle mahdollisesti myönnetty jatkoaika huomioiden. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne olisivat osin syntyneet rahoituskauden jälkeen. Koska tilintarkastuskulut tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön, on tärkeää, että tilintarkastuksen lasku toimitetaan pikaisesti työn tilaajalle.
Ennen hankkeen alkua syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä, riippumatta siitä, milloin ne on maksettu. Myöskään hankkeen päättymisen jälkeen syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä. Lasku voi kuitenkin olla päivätty rahoituskauden jälkeen, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt hankkeen aikana. Esimerkiksi ostopalvelulasku voi saapua ja voidaan maksaa vasta rahoituspäätöksen voimassaoloajan jälkeen. Jos laskun perusteena oleva työ on tehty päätöksen voimassaoloaikana, voidaan lasku hyväksyä hankkeen kustannuksiin.
Kirjanpidossa hankkeen kustannukset pitää voida yksilöidä, ja niiden yhteys kirjanpitoon ja raportointiin pitää olla nähtävissä. Kustannusten yksilöimiseen voi käyttää esimerkiksi hankkeen päätösnumeroa tai kustannuspaikkaa. Akatemian rahoitusehdot edellyttävät pääsääntöisesti aina työajanseurantaa hankkeessa tehdyistä tunneista. Jos työajanseurantaa ei ole järjestetty rahoitusehtojen mukaisesti, kyseisen henkilön palkat voidaan jättää hyväksymättä hankkeen kustannuksiksi. Henkilön esimiehen tai tutkimushankkeen vastuullisen johtajan tulee vahvistaa tehdyt tunnit siten, että siitä jää merkintä seurantajärjestelmään.
Tilintarkastuskertomus toimitetaan kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä Suomen Akatemian kirjaamoon. Tilintarkastuksen kulut tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön.
Tarkastusraportin mallipohja löytyy näin rahoitusta käytetään -sivulta oikeasta palstasta kohdasta ”Lomakkeet”, ja se toimii tarkastuksen pohjana riippumatta siitä, milloin rahoituspäätös on tehty.
EU:n elpymisvälinerahoitus RRF:n rahoituksen ohjeita ja raportointilomakkeita.
Suomen Akatemia samoin kuin yliopistot ja valtion tutkimuslaitokset soveltavat niin sanottua kokonaiskustannusmallia. Malli koskee lähes kaikkia Akatemian rahoitusmuotoja. Kokonaiskustannusmalli vaikuttaa rahoituksen hakemiseen, rahoituspäätöksiin, rahoituksen käyttöön ja raportointiin.
Kokonaiskustannusmallin soveltaminen hakemusvaiheessa
- Hakija neuvottelee suorituspaikan kanssa ennen hakemuksen jättämistä siitä, miten suorituspaikka konkreettisesti tukee hanketta. Hakija ilmoittaa lomakkeella sekä hankkeen kokonaiskustannusarvion että rahoitussuunnitelman. Hakemus tulee laatia siten, että Akatemian rahoitusosuus tutkimuskuluista on enintään 70 prosenttia.
- Hakija ilmoittaa hakemuksessaan oman organisaationsa käyttämän henkilösivukuluprosentin, yleiskustannusprosentin ja tehollisen työajan kertoimen sellaisina, kuin ne ovat hakemuksen jättämishetkellä. Kokonaiskustannusmallin mukainen laskenta perustuu näiden laskennallisten kertoimien käyttöön. Hakija tarkistaa kertoimet oman organisaationsa hallinnosta. Organisaatio ilmoittaa Akatemian hakemuksissa käytettävän tehollisen työajan kertoimen laskettuna keskimääräisestä tehollisesta työajasta.
- Suorituspaikan sitoumuksen antaja tarkistaa, että hakemuksessa annetut yllä mainitut tiedot ovat organisaation hyväksymät ja sitoutuu niihin antaessaan suorituspaikan sitoumuksen.
Kokonaiskustannusmallin periaatteet ja määritelmät
Akatemia soveltaa kokonaiskustannusmallia hakemusten laatimisessa, rahoituspäätösten valmistelussa ja rahoituspäätöksissä ja niiden toimeenpanossa. Mallia sovelletaan myös maksatuspyynnöissä.
Akatemian rahoituksessa maksatuspyyntöön liittyvän raportoinnin lähtökohtana toimii liikekirjanpitoon perustuva projektikirjanpito, johon kirjataan projektin eli hankkeen välittömät kustannukset. Tämän lisäksi hankkeille kohdennetaan laskennallisia yleiskustannuksia ja henkilösivukustannuksia. Laskennallisista kustannuseristä toimitetaan Akatemian kirjaamoon vuosittain tiedoksi erilliset selvitykset, jotka perustuvat yhteisön tilinpäätökseen.
Akatemian rahoituspäätöksessä hyväksyttyä yleiskustannuskerrointa käytetään koko rahoituskauden ajan.
Määritelmiä
- Kokonaiskustannusmalli on kustannuslaskentamalli, jossa kaikki organisaation kustannukset kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti laskentakohteelle (esim. hankkeelle) riippumatta rahoituslähteestä. Lähtökohtana pidetään aiheuttamisperiaatteen mukaisia tehollisen työajan välittömiä kustannuksia. Sen lisäksi laskentakohteelle kohdistetaan suoraan muut välittömät kustannukset sekä välilliset kustannukset henkilösivukustannuskertoimen ja yleiskustannuskertoimen avulla. Kokonaiskustannusmallissa kukin rahoittaja päättää oman osuutensa kokonaiskustannusten rahoituksesta omien periaatteittensa mukaisesti.
- Tehollinen työaika tarkoittaa laskentakohteelle kohdistettua tehtyä työaikaa, joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja.
- Palkallinen poissaolo kattaa kaikki palkkakustannukset, jotka johtuvat lakisääteisistä tai muista poissaoloista, esimerkiksi vuosilomasta, lapsen syntymästä ja hoidosta johtuvasta vapaasta, sairaus- ja koulutusajasta sekä ammattiyhdistystoiminnan, työsuojelun, yhteistoiminnan ym. palkallisen työehtosopimusten ja työlainsäädännön mukaisesta ajasta.
- Välittömät kustannukset sisältävät tyypillisesti välittömiä palkkakustannuksia sekä hankkeeseen kohdistuvia erityislaitteiden kustannuksia ja erityistilojen vuokria, matkakuluja tai muita olennaisia (suoraan kohdistettavissa olevia) tutkimuskustannuksia, esimerkiksi kemikaaleja tai palveluhankintoja.
- Henkilösivukustannuskerroin lasketaan prosenttiosuutena laskentakohteelle kohdistettujen välittömien palkkojen määrästä. Kertoimen käyttö tarkoittaa käytännössä henkilösivukustannusten kohdistamista keskimääräisinä. Laskettaessa keskimääräistä henkilösivukustannuskerrointa, loma-ajan palkka ja lomaraha kohdistetaan välillisinä kustannuksina suoriteperusteella hankkeen aikana ansaitun (ei siis pidetyn) loman perusteella.
- Yleiskustannukset kohdistetaan lopullisille laskentakohteille yleiskustannuskertoimen avulla, joka lasketaan prosenttiosuutena tehollisen työajan palkkojen ja henkilösivukustannusten yhteismäärästä. Osa yleiskustannuksista jakautuu yliopiston kaikille tehtäville. Jos organisaation eri tehtäväkokonaisuuksien kustannusrakenteet poikkeavat olennaisesti toisistaan, on eri tehtäväkokonaisuuksille laskettava omat yleiskustannuskertoimensa. Yliopistossa yksinomaan yhdellä tulosalueella (esim. opetuksessa) syntyvät kustannukset tulee aiheuttamisperiaatteen mukaisesti kohdistaa pelkästään tälle tulosalueelle.
- Omarahoitusosuus tarkoittaa organisaation omaa rahoitusosuutta yhteisrahoitteisen hankkeen kokonaiskustannuksista, josta on vähennetty kaikkien muiden rahoittajien osuudet. Yliopisto tai tutkimuslaitos voi rahoittaa omaa osuuttaan rahoitusehtojen puitteissa esimerkiksi toimintamenoihin saadulla valtionavulla, liiketoiminnan tai elinkeinotoiminnan tuotoilla, lahjoitusvaroilla tai muulla ulkopuolisella rahoituksella.
- Rahoittaja voi ehdoissaan määritellä erilaisista syistä joitakin kustannuseriä tukikelvottomiksi. Nämä voivat olla esimerkiksi tukikelpoisuusajan ulkopuolisia kustannuksia tai muutoin kyseessä olevan toiminnan toteuttamiseen liittymättömiä kustannuksia, veroja tai rahoituskustannuksia. Investointikustannusten sijasta tukikelpoisiksi hyväksytään usein poistot.
Lisätietoja
- Kokonaiskustannusmalliraportti 2015
- OKM: Kokonaiskustannusten laskentamenettelyä koskeva määräys 27.5.2016 OKM/44/592/2016
- Suositus yleiskustannuskertoimeen sisältyvistä kustannuksista sekä suositus henkilösivukustannuskertoimeen sisältyvistä kustannuksista on löydettävissä STREAM-työryhmän raportista
Alta löydät voimassa olevat rahoitusehdot- asiakirjat. Yksittäistä rahoituspäätöstä koskevat rahoitusehdot ovat verkkoasioinnista saatavan rahoituspäätöksen liitteenä.
2024
- Rahoitusehdot 22.10.2024 (pdf); Uutta Rahoitusehdot-asiakirjassa (pdf)
2023
2022-2023
2020-2021
- Rahoitusehdot (26.5.2021)(pdf), Uutta rahoitusehdot -asiakirjassa
- Rahoitusehdot (2.11.2020)(pdf)
- Rahoitusehdot (6.5.2020) (pdf)
2019–2020
2018–2019
2017–2018
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2017-2018 (27.9.2017) (pdf)
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2017-2018 (20.6.2017) (pdf)
2016–2017
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2016-2017 (21.3.2017) (pdf)
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2016-2017 (15.6.2016) (pdf)
2015–2016
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2015-2016 (16.3.2016) (pdf)
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2015-2016 (31.8.2015) (pdf)
2014–2015
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2014-2015 (19.3.2015) (pdf)
- Rahoituksen käytön yleiset ehdot 2014-2015 (1.12.2014) (pdf)
2013–2014
2012–2013
Linkkejä ohjeisiin:
- Näin rahoitusta käytetään => tilintarkastukseen varautuminen
- Verkkoasiointi
- Organisaation toiminnallisuudet SARA-järjestelmässä
Rahoitusehdot-asiakirja ei ohjeista kattavasti kaikkia asioita tai tilanteita: suorituspaikkojen oma ohjeistus täydentää. Hankkeiden taloushallinto hoidetaan suorituspaikassa.
Kustannuskertoimet ja niiden muuttaminen
Miten kustannuskertoimet toimitetaan Suomen Akatemiaan?
Tutkimusorganisaation nimeämä henkilö, jolla on Suomen Akatemian verkkoasioinnissa (SARA-järjestelmä) pääkäyttäjän oikeudet, voi ilmoittaa ja päivittävää tiedot suorituspaikan kustannuskertoimista SARA-järjestelmään. Tietoa ei tarvitse toimittaa erikseen muualle. www.aka.fi/verkkoasiointi. Rahoituspäätöksessä käytetään rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olleita kertoimia, ei viimeisimpiä kertoimia.
Kertoimia ei voi ”päivittää” uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä.
Ohje organisaation toiminnallisuuksista verkkoasioinnissa (pdf)
Vaihtuvatko maksatuksessa käytettävät kertoimet, jos suorituspaikkani kertoimia muutetaan hankkeen aikana?
Eivät vaihdu, kertoimet säilyvät lukittuina koko hankkeen ajan ja rahoituksen käyttöön sovelletaan rahoitushaun päättymishetkellä voimassa olevia kertoimia.
Kertoimia ei myöskään päivitetä uudempiin, jos hakemusta käsitellään uudemman kerran esimerkiksi muutoshakemuksen yhteydessä.
Vaihtuvatko rahoituspäätöksessä käytettävät kertoimet, jos vaihdan suorituspaikkaani?
Suorituspaikan vaihtuessa, rahoituspäätöksen kertoimet voidaan päivittää uuden suorituspaikan mukaiseksi. Rahoituspäätöksen kokonaismyöntö ei kuitenkaan muutu.
Jos uuden suorituspaikan kertoimet ovat alhaisemmat kuin alkuperäisessä rahoituspäätöksessä eikä kertoimia ole muutettu, suorituspaikan on tehtävä maksatuspyynnöt Akatemiaan kirjanpidon mukaisten alempien kertoimien mukaan.
Kertoimia voidaan muuttaa vain suorituspaikan vaihtuessa ja vain tekemällä muutoshakemus.
Rahoituksen käyttö
Mistä tiedän, koskeeko rahoituspäätöstä jokin erityisehto (mm. aikaistettu maksatus)?
Tieto mahdollisista erityisehdoista ilmenee päätösilmoituksen kohdasta Rahoituksen erityisehto.
Miten tarkasti rahoituksen saajan täytyy seurata/noudattaa rahoituspäätöksessä ilmoitettuja vuosieriä?
Pääsääntö on, että vuosierät eivät ole sitovia (eli rahoitusta voi käyttää enemmän tai vähemmän kuin alkuperäisessä suunnitelmassa ilmoitettiin), kunhan rahan käyttö palvelee tutkimus- tai toimintasuunnitelman mukaista toimintaa. Rahoituspäätöksessä ilmoitettu euromääräinen loppusumma on käytettävissä rahoituskauden loppuun asti.
Pitääkö vuosierämuutoksista tehdä muutoshakemus?
Suomen Akatemian rahoitusehdot 1.11.2023–31.10.2024 (päätetty 30.10.2023) -asiakirjasta on poistettu kohta ”Uuden rahoituspäätöksen vuosierien muuttaminen” (Liite 1). Rahoitusehtojen kohdassa ”7.1. Myönnetyn määrärahan vuosierien muuttaminen” vuosierämuutos on silti vielä mainittu. Vuosierämuutosta ei kuitenkaan ole enää tarpeen tehdä Akatemian verkkoasioinnissa. Rahoitus on käytettävissä normaalisti koko rahoituskauden ajan ilman tätä muutosta.
Rahoituskauden aikana tapahtuvista merkittävistä muutoksista päätöksen kustannusarviossa riittää ilmoitus Akatemian verkkoasioinnissa kohdassa Omat hakemukset > Päätetyt > Anna lisätietoja.
Tämä ohjeistus koskee takautuvasti myös Akatemian aiemmin tekemiä rahoituspäätöksiä.
Hyväksytäänkö kustannukset, jotka ovat syntyneet rahoituskauden ulkopuolella?
Ei. Ennen hankkeen alkua eikä myöskään hankkeen päättymisen jälkeen syntyneitä kustannuksia ei hyväksytä.
Esimerkiksi: Hankkeen rahoituskausi päättyy elokuussa. Henkilö voi ostaa elokuun aikana matkaliput konferenssiin, joka järjestetään syyskuussa (l. rahoituskauden päätyttyä). Henkilö ei voi ostaa matkalippuja ennen rahoituskauden alkua konferenssiin, joka järjestetään rahoituskauden aikana.
Muutokset rahoituspäätöksiin
Missä tapauksessa rahoituspäätökselle pitää tehdä muutoshakemus?
Luettelo tilanteista, joissa muutoshakemuksen laatiminen on aiheellista, löytyy sivulta Näin rahoitusta käytetään. Tarkemmat ohjeet muutoshakemuksen tekemiseen löytyvät päätösilmoituksen yhteydessä tulleiden rahoitusehtojen liitteestä 1: Ohjeet rahoituspäätösten muutoshakemusten tekemiseen.
Jos tarvitset neuvoja, voit olla meihin yhteydessä. Talouden ryhmä ei vastaa muutoshakemusprosessiin liittyviin kysymyksiin.
Voiko kululaji (palkat, laitteet, matkat) euromääriä muokata siitä, miten ne ovat alkuperäisessä rahoitushakemuksessa? Jos esimerkiksi tarvitsen enemmän rahaa matkoihin ja vähemmän laitteisiin.
Kululajit eivät ole sitovia, eli muutokset, jotka tukevat tutkimus- ja vuorovaikutussuunnitelman toteuttamista ovat hyväksyttäviä.
Kululajien muutoksista ei tarvitse ilmoittaa, merkittävästä poikkeamasta rahoituksen käytössä (euromääräinen vuosibudjetti) tulee ilmoittaa verkkoasioinnin kautta (’Lisätietoja hankkeesta’). Merkittäväksi poikkeamaksi katsotaan esimerkiksi tutkijan n. neljän kuukauden palkkaa (sivu- ja yleiskuluineen) vastaava euromääräinen summa. Annettaessa lisätietoja: lyhyesti syy, euromäärä ja prosenttiosuus
Palkka
Saako hankkeen vastuulliselle johtajalle maksaa hankkeesta palkkaa?
Kyllä, tietyin rajoituksin. Katso rahoitusehdoista kohta 9.3 Tutkimushankkeen vastuullisen johtajan palkka. Rahoitusehdot löytyvät verkkoasioinnissa ao. päätöksen yhteydestä.
Mitä tehollinen työaika tarkoittaa? Miten se lasketaan?
Kysymys koskee ensisijaisesti rahoituksen saajan taloushallintoa ja asiantuntemus löytyy sieltä.
Tehollisella työajalla tarkoitetaan laskentakohteelle kohdistettua tehollista (eli tehtyä) työaikaa, joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja.
Tehollisen työajan kerroin on suorituspaikkakohtainen keskimääräinen prosentti eli arvio siitä, kuinka paljon tehollista työaikaa on käytettävissä vuositasolla, kun huomioidaan lomat ja muut poissaolot.
Useimmiten luku on vähän yli 80 %. Tätä hyödynnetään budjetoinnissa. Raportoinnissa ilmoitetaan toteutuma eli oikeat kohdistetut työtunnit.
Mistä tiedän, onko maksatuksessa käyttämäni henkilötyöerittelyn tehtävien luokittelutieto oikea?
Lisätietoa tehtävien luokittelutavasta löytyy sivulta Tutkijanuraportaat.
Maksatus ja tilintarkastus
Hoidan laskutusta organisaation puolesta, joka on Akatemian asiakkaana uusi. Mistä saan ohjeet ensimmäisen maksatuspyynnön tekemiseen?
Uuden asiakkaan neuvonnan hoitaa talouden ryhmä sisältäen mm. organisaation sähköisen asiointipalvelun lomakkeen/maksatuspyynnön laatimisen. Ota yhteyttä: Kysymykset ja palaute.
Olen saanut yli 1 000 000 euron myönnön Akatemialta. Täytyykö se tilintarkastaa? Entä jos olen osallisena konsortiossa, jonka kokonaismyöntö ylittää 1 000 000 euroa, mutta oma osuuteni kokonaisuudesta on alle 1 000 000?
Tilintarkastus täytyy suorittaa molemmissa yllä kuvatuissa tapauksissa. Rahoitusmuotokohtainen ohjeistus löytyy rahoituspäätöksen yhteydessä lähetetyistä rahoitusehdoista. Suorituspaikka ja vastuullinen johtaja toimittavat yhteistyössä Akatemialle tilintarkastuskertomuksen tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa.
Mitä STN:n EU-vastinrahoituksen erittelyssä saa olla? Saako olla muita kuluja?
STN:n vastinrahoituksen käyttöön liittyviin kysymyksiin löytyy vastauksia sivulta STN-vastinrahoituksen talousraportointiohjeet.